Aufgaben und Termine duplizieren oder splitten

• Dokumentationsstand: 5.3.96
• Ab Lizenztyp: Zeiterfasser Plus
• Benutzerrecht: abhängig vom Recht Rechteliste > Projekt > To-do, die Funktion ist ab dem Dialogrecht "Hinzufügen" verfügbar.
• Modul: nein

Einführung

Für Aufgaben und Termine können Sie die Funktion "Duplizieren/ Splitten" nutzen. Es ist damit möglich eine Aufgabe/einen Termin über ein tägliches, wöchentliches oder monatliches Muster, anhand einer bestimmten Menge oder bis zu einem bestimmten Datum zu vervielfältigen. Während des Duplizierens von Aufgaben können die Aufwände der "Quell"-Aufgabe auf die erzeugten Aufgaben verteilt (gesplittet) werden.

Durch die Funktion können maximal 99 Duplikate erzeugt werden.

Es wird jeweils das Von-Datum der Duplikate angepasst. Die eventuell vorhandene Zeitspanne des von- und bis-Datums bleibt in den Duplikaten entsprechend der "Quell"-Aufgabe.

Die erzeugten Duplikate werden nach dem Vervielfältigen in der Dialogliste angezeigt.

Duplizieren

Allgemein
Der Aufruf erfolgt über die Funktionsmenüs im To-do Hauptdialog bzw. in den To-do Tabdialogen. Die Funktion steht immer nur für eine Aufgabe bzw. einen Termin zur Verfügung. Werden mehrere Aufgaben oder Termine ausgewählt, ist die Funktion nicht aufrufbar.

Für denselben Tag

Bei dieser Option bleibt der Von-Zeitraum erhalten oder wird mit dem aktuellen Tag ersetzt, wenn er in der Vergangenheit liegt. Der Bis-Zeitraum bleibt ebenfalls erhalten oder passt sich entsprechend dem Zeitraum zum abgeänderten Von-Datum an. Es müssen nicht unbedingt Zeiträume angegeben sein, Aufgaben können ohne diese Datumsfelder angelegt werden. Hier besteht die Möglichkeit, die Anzahl der Duplikate einzustellen. Zusätzlich steht die Option zum Verteilen der Aufwände zur Verfügung, das Splitten.

• Mit der Option "Täglich" wiederholen Sie die Duplikate in einem täglichen Rhythmus. Sie können den Abstand der Duplikate in Tagen einstellen oder jeden Arbeitstag.
• Bei der Einstellung "Jeden/Alle X Tag(e)" werden die Duplikate in dem angegebenen Intervall angelegt. Duplikate können also auch an Sonn- und Feiertagen angelegt werden.
• Mit der Option "Jeden Arbeitstag" werden nur an den unter Agentur > Einstellungen > Länder als Arbeitstage definierten Tagen Duplikate erstellt.
• Als Nächstes geben Sie den Start-Termin vor und wie lange Duplikate eingetragen werden sollen.
• Bei "Beginnt" wird das erste Datum eingetragen, das ein Duplikat erhalten soll.
• Mit "Endet nach X Duplikaten" haben Sie die Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl von Duplikaten anzulegen. Mit der Variante "Endet am" geben Sie ein Datum vor, bis zu dem Duplikate erstellt werden sollen. Es werden aber auch hier nicht mehr als 99 Duplikate erstellt.

Wöchentlich

• Beim wöchentlichen Turnus haben Sie mehr Kontrolle über die Tage, an denen Duplikate angelegt werden.
• Sie können mit der Option "Jede/Alle X Woche(n)" das Intervall in Wochen angeben. Also ob zum Beispiel ein Duplikat nur alle 14 Tage angelegt werden soll.
• Dazu können Sie die Wochentage angeben, an denen Termine angelegt werden sollen.
• Wie bei den täglichen Duplikaten, geben Sie hier Start und Ende der Kopien an.

Hinweis:
Bei "Beginn" geben Sie den frühesten Starttermin vor. Wenn Sie nur montags Duplikate erstellen wollen, wir Montag, den 03.04.2017 haben und Sie als Beginn-Datum den 04.04.2017 angeben, wird die Kopie erst ab dem 10.04.2017 beginnen.

Monatlich

Ein weiteres Verfahren, Duplikate von Terminen und Aufgaben herzustellen, ist die monatliche Wiederholung.

• Zunächst stellen Sie das Intervall ein. Sie geben einmal an, an welchen Tagen im Monat ein Duplikat angelegt werden soll und in welchem monatlichen Intervall. Wenn Sie für den Tag eine Zahl größer 28 angeben und der Monat weniger Tage als angegeben hat (z.B. Februar), wird jeweils der letzte Tag des Monats als Datum eingetragen.
• Weiterhin können Sie das Start-Datum beeinflussen. Sie haben dafür die Varianten:
  
  • ersten Tag
  • zweiten Tag
  • dritten Tag
  • vierten Tag
  • letzten Tag
• Außerdem entscheiden Sie, ob dies der erste
  
  • Tag
  • Arbeitstag
  • Montag .. Sonntag ist und ob es einem monatlichen Intervall geben soll.

Aufwand verteilen

Mit der Option "Aufwand auf alle Aufgaben aufteilen" können Sie die Plan- und Restaufwände der Quell-Aufgabe gleichmäßig auf alle zu erstellenden Aufgaben (inklusive der Quell-Aufgabe) verteilen. Für Termine steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Plan- und Restaufwand werden separat verteilt. Die angelegten Duplikate haben keinen Zuständigen.

Beim Aufteilen des Aufwands werden die erzeugten Duplikate und die Quell-Aufgabe zusammen betrachtet und der Aufwand der Quell-Aufgabe gleichmäßig verteilt.

Beispiel:
Mitarbeiter Max hat eine Aufgabe am 03.04. mit 20 Stunden Plan- und Restaufwand. Wir erstellen nun für diese Aufgabe über die Funktion "Duplizieren" mit der Option "Für denselben Tag" 9 Duplikate. Das Ergebnis sind 10 Aufgaben (1 Quelle + 9 Duplikate).

Der Plan- und Restaufwand aller Aufgaben (Quelle+Duplikate) ist jetzt jeweils 2 Stunden. Alle Aufgaben sind immer noch am 03.04. fällig. Die 9 Duplikate haben keinen Zuständigen. Die Quell-Aufgabe bleibt beim Zuständigen Max.