Checkliste für To-do´s

• Dokumentationsstand: 5.2.263
• Modul: Nein
• Verfügbar ab Lizenztyp: Zeiterfassung Plus (für die eigenen To-do´s)
• Benutzerrecht: Agentur > Einstellungen > Checkliste

Einführung

Es ist jetzt möglich, eine Checkliste für To-do´s zu hinterlegen. Die Checkliste hilft bei der strukturierten Bearbeitung der Aufgaben. Dadurch kann der Fortschritt inhaltlich für die bearbeitende Person abgebildet werden und einzelne Elemente gehen nicht mehr in Vergessenheit.

Wichtig zu beachten: Um den Tab Checkliste zu sehen, öffnen Sie zunächst ein To-do. In diesem To-do klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Leiste der To-do Tabs und öffnen so die Tab-Konfiguration. In dieser finden Sie auf der linken Seite den Tab Checkliste, welchen Sie nun über die Pfeiltaste nach rechts verschieben und speichern. Diese Vorgehensweise ist einmalig nötig, um den Tab in den To-do´s angezeigt zu bekommen.

Anlage

Je To-do Typ (Aufgabe, Historie, Termin, Ticket) kann in dem Tab "Checkliste" eine Liste für die zu bearbeitenden Elemente erstellt werden.

Hierzu wird für das Element der Checkliste ein Name vergeben und optional eine Beschreibung. Anschließend mit dem Häkchen speichern. Die Reihenfolge kann mit den Pfeiltasten, hoch und runter, jederzeit noch angepasst werden.

Alternativ hierzu können im Bereich Agentur > Einstellungen > Vorgaben > Checklisten, solche als Vorlage erstellt werden. Diese Vorlagen können anschließend in jedem To-do über das Funktionsmenü importiert werden.
Die Anlage einer solchen Vorlage beginnt mit der Vergabe eines Namens für die Checkliste. Optional kann hier eine Beschreibung zur genaueren Erläuterung des Inhalts hinterlegt werden. Wichtig zu beachten, ist das Häkchen bei "aktiv". Dieses muss gesetzt werden, damit die Checkliste zum Import zur Verfügung steht. Danach mit dem Häkchen in der oberen rechten Ecke speichern. In dem Tab "Checkliste" (im selben Dialog) können dann die Elemente wie bereits beschrieben hinzugefügt werden.

Diese Anlagemöglichkeit steht ab dem Lizenztyp Verwaltung zur Verfügung, wenn eine entsprechende Freigabe in den Benutzergruppenrechten für den Zugriff auf die Agentureinstellungen vorhanden ist.

Funktionen

In einem To-do > Checkliste könne die vorgefertigten Checklisten über das Funktionsmenü importiert werden. Dieses Element können dann noch bearbeitet oder erweitert werden.

Im Arbeitsprozess ist es nun möglich, den einzelnen Elementen den Status "Erledigt" zuzuordnen. Die Erledigung eines Elements geschieht über das kleine Feld unter der Beschreibung:

Hinweis: Der blau hinterlegte Button "Erledigt" ist nach wie vor die Erledigung des To-do´s und nicht die eines Elements.

Um die Übersicht bei sehr langen Checklisten zu behalten, gibt es über die Auswahlliste drei Möglichkeiten:

• Zeige alle Elemente
• Zeige nur offene Elemente
• Zeige nur erledigte Elemente

Hinweis: Beim Kopieren von To-do´s wird die Checkliste nicht mit kopiert. Als Vorlage dient die Funktion importieren aus den Agentureinstellungen. So ist sichergestellt, dass die Elemente nicht bereits als "Erledigt" gekennzeichnet sind.