E-Mail: Zuweisung

• Dokumentationsstand Release 5.3.110
• Ab Lizenztyp: Zeiterfassung Plus
• Benutzerrecht: Diverse, abhängig vom Kontext
• Modul: ja

Hinweis:

Um E-Mails mit dem internen E-Mail-Client in PROAD zu empfangen ist es notwendig, dass zuvor die E-Mailkonten-Einrichtung durchgeführt wurde. Nähere Informationen finden Sie in der Dokumentation [Doku] E-Mail: Konteneinrichtung.

Wichtige Information

Beim Abruf der E-Mails verbleiben diese auf dem Mailserver. Die E-Mails werden als temporäre Kopien angezeigt.

Der Abruf kann jederzeit wieder durchgeführt werden, solange die E-Mails nicht durch ein anderes Programm gelöscht oder verschoben wurden. Bei der E-Mail Zuweisung wird eine Kopie der E-Mail im Programm abgelegt.

Allgemein

Sie können in PROAD E-Mails empfangen und diese zu Personen (Kunden, Interessenten, Lieferanten, Kontakte, Mitarbeiter, Freelancer), Projekten und Aufgaben zuordnen.

E-Mails zuweisen

Öffnen Sie den Dialog Extras > E-Mail Zuweisung.
Im ersten Schritt rufen Sie die E-Mails von dem gewünschten Account ab:

E-Mail-Account
Wählen Sie den E-Mail-Account (1) aus, von dem die E-Mails abgerufen werden sollen.

Seit
Geben Sie im Feld „Seit“ (2) das Datum an, ab dem die E-Mails abgerufen werden sollen. Es werden alle E-Mails abgerufen, deren „Gesendet am“-Datum größer oder gleich dem angegebenen Datum sind.

E-Mails abrufen
Wenn Sie den E-Mail-Account ausgewählt und das „Seit“-Datum angegeben haben, klicken Sie auf den Button „E-Mails abrufen“ (3). Dieser Vorgang kann einen Moment dauern. Im oberen Bereich wird der Status der Verarbeitung angezeigt.
Nach dem Abruf werden die E-Mails in der Liste angezeigt.

E-Mails zuordnen
Wählen Sie aus der Liste die E-Mails aus (Mehrfachauswahl mit STRG-Taste und Mausklick möglich), die Sie einer Person, Projekt oder Aufgabe zuordnen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button „Selektierte E-Mails zuordnen“ (4).

Zuweisung durchführen
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus, zu welchem Bereich die Zuweisung vorgenommen werden soll. Je nach Auswahl werden die Personen, Jobs oder Aufgaben in der Liste angezeigt.
Wählen Sie aus der Liste die Daten aus (Mehrfachauswahl mit der STRG-Taste und Mausklick möglich), zu denen Sie die E-Mails zuordnen möchten und klicken abschließend auf den blauen Button „Auswählen“. Im oberen Bereich wird der Status der Verarbeitung angezeigt.

Übersicht zugeordnete E-Mails

Nach dem Zuordnen können die E-Mails in den einzelnen Bereichen (Projekte, Aufgaben, Kunden etc.) direkt über den Tab „E-Mails“ angezeigt werden.
Wechseln Sie hier hierzu in die entsprechenden Dialoge, z. B. über den Aufruf Projekt > Projekt > Tab „E-Mails“

Wenn Sie eine E-Mail auswählen, können Sie über das Funktionsmenü den Eintrag „Selektiere E-Mail anzeigen“ aufrufen und den Inhalt der E-Mail anzeigen lassen.

TIPP
Wenn Sie sich bereits in einem Projekt befinden und möchten hier E-Mails zuordnen, können Sie über den Funktionsaufruf „E-Mail Zuweisung“ direkt in dem Tab „E-Mails“ zu dem Zuweisungsdialog springen. Das Projekt ist bereits eingetragen und die Zuordnung kann direkt zum gewählten Projekt vorgenommen werden.