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(Bearbeitung) E-Rechnung Beginn ab 01.01.2025

Diese Dokumentation beschreibt die implementierten Erweiterungen für den Import von Eingangsrechnungen sowie die Generierung von Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat und führt Sie Schritt für Schritt durch Einrichtung und Bedienung.

  • Dokumentationsstand: 6.0.636
  • Ab Lizenztyp: Buchhalter
  • Benutzerrecht: Kein Benutzerrecht. Rechteliste > Rechnungswesen

Einführung

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen in ihrem System empfangen und verarbeiten zu können. Darüber hinaus gilt ab dem 1. Januar 2027 die Pflicht, ausgehende B2B-Rechnungen ausschließlich als E-Rechnungen auszustellen.

Um beide Anforderungen zu erfüllen, wurden in PROAD Erweiterungen sowohl für den Bereich der Eingangs- als auch der Ausgangsrechnung implementiert.

E-Rechnungsimport

Der Import von E-Rechnungen ist in PROAD unter Rechnungswesen → Eingangsrechnung verfügbar. Im Funktionsmenü wurde dafür der neue Menüpunkt „E-Rechnung importieren" ergänzt.

Bevor Sie diese Funktion nutzen können, sind einmalig folgende Voreinstellungen in den Agentureinstellungen zu hinterlegen:

Pfad: Agentur → Einstellungen → Optionen → Eingangsrechnungen → E-Rechnung

Hier legen Sie Standardwerte für Projekt und Leistungsart fest, die beim Schnellimport automatisch vorbelegt werden. Wählen Sie dazu ein geeignetes internes Projekt sowie eine passende Leistungsart aus Ihrer bestehenden Leistungsartenliste aus.

E-Rechnungsimport – Abschluss der Einrichtung

Nachdem alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen wurden, melden Sie sich bitte einmal aus PROAD ab und anschließend wieder an. Nach dem erneuten Login sind sämtliche Importeinstellungen aktiv und der Menüpunkt "E-Rechnung importieren" steht Ihnen zur Verfügung.

Unterstützte E-Rechnungsformate

Über den Menüpunkt "E-Rechnung importieren" können Eingangsrechnungen in folgenden Formaten hochgeladen und verarbeitet werden:

  • EN16931 XRechnung 3.0.2
  • EN16931 XRechnung 2.2.0
  • EN16931 XRechnung 2.1.1
  • Peppol Abrechnung BIS 3

Hinweis: ZUGFeRD wird grundsätzlich unterstützt, jedoch muss die Validierung noch überarbeitet werden.

Verarbeitung beim Upload

Nach dem Upload liest PROAD den Inhalt der E-Rechnung automatisch aus und prüft, ob der Lieferant bereits in den Stammdaten hinterlegt ist. Der Abgleich erfolgt anhand des Namens.

Wird der Lieferant erkannt, wird er als Kreditor automatisch vorausgefüllt. Sollte er nicht automatisch zugeordnet werden, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Suche: Verwenden Sie die Lupe, um den Lieferanten manuell zu suchen.
  • Neuanlage: Falls der Lieferant noch nicht in PROAD erfasst ist, legen Sie ihn unter Stammdaten → Lieferanten neu an.



Projektzuordnung

Auf der zweiten Ebene kann der Rechnung bereits das zugehörige Projekt zugewiesen werden. Dabei gibt es zwei Vorgehensweisen:

  • Projekt bekannt: Wählen Sie direkt das entsprechende aktive Projekt aus, dem diese Fremdleistung zugeordnet werden soll.
  • Projekt noch unbekannt: Erfassen Sie die Eingangsrechnung vorerst mit dem hinterlegten internen Standardprojekt und ordnen Sie das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt zu.

Bestätigung und Validierung

Nach dem Bestätigen der Angaben wird die Eingangsrechnung in der Liste aufgeführt, sofern sie valide ist und die Prüfung erfolgreich durchlaufen hat.

Das Ergebnis der Prüfung ist direkt in der Auswahlmaske als Protokoll einsehbar (im vorhergehenden Screenshot gelb markiert).

Fehlerbehandlung und Ergebnis

Ist die Rechnung nicht valide, weist das Protokoll die fehlenden Pflichtfelder aus. Das Protokoll kann kopiert und dem Lieferanten als Hinweis weitergeleitet werden.

Wurden alle Pflichtfelder erfolgreich ausgelesen, wird die Eingangsrechnung in der Ansicht angezeigt und steht zur weiteren Bearbeitung bereit.

Im Bereich "Positionen" werden alle relevanten Angaben einschließlich der Positionsbeschreibung angezeigt.

Zuordnung der Leistungsart und Abschluss

Sofern das Projekt bereits korrekt angegeben wurde, müssen den Positionen noch die jeweiligen Leistungsarten (LA) zugeordnet werden.

Um zu verhindern, dass beim Wechsel der Leistungsart Preise und Inhalte verloren gehen, steht ein Schalter zur Verfügung:

  • Grün (aktiv): Alle Felder der Position können noch frei bearbeitet werden.
  • Umgeschaltet: Die Bearbeitung ist auf Projekt, Leistungsart und Beschreibung beschränkt – alle übrigen Werte bleiben erhalten.

Im Tab "Anhang" wird die importierte Datei automatisch als Belegbild hinterlegt.

Nach dem Import und der abschließenden Anpassung kann die Eingangsrechnung wie gewohnt zur Prüfung an die zuständigen Kollegen weitergeleitet, verbucht und weiterverarbeitet werden.

 

Ausgangsrechnungen: Generierung der E-Rechnung über XRechnung in PROAD

Weitere Informationen zur Einrichtung des Moduls finden Sie in unserem Helpcenter unter folgendem Link: https://proad-helpcenter.everii.io/xrechnung-in-proad

Ab dem 1. Januar 2025 dient das XRechnung-Modul auch zur Generierung von B2B-Rechnungen, die ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend vorgeschrieben sind.

Leitweg-ID

Bitte beachten Sie folgende Anforderung: Anders als bisher erhalten in PROAD künftig alle Kunden – nicht nur öffentliche Auftraggeber – eine Leitweg-ID. Diese können Sie selbst vergeben oder gemeinsam mit dem Kunden abstimmen. Hinterlegen Sie die Leitweg-ID beim jeweiligen Kunden im Tab "Details".

Beim ersten Speicherversuch erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.

Bestätigen Sie den Hinweis und klicken Sie anschließend erneut auf "Speichern".