Kassenbuch
      Zurück zur Startseite
      1. PROAD Helpcenter
      2. Rechnungswesen
      3. Kassenbuch

      Kassenbuch

      • Dokumentationsstand: 5.3.68
      • Ab Lizenztyp: Buchhalter
      • Modul: Ja
      • Benutzerrecht: Rechteliste > Rechnungswesen > Kassenbuch

      mceclip0.png

      Allgemein

      Mit PROAD können ein oder mehrere Kassenbücher eingerichtet werden, zum Beispiel: Kassenbuch Frankfurt und/oder Kassenbuch München.
      Die Kasseneinzahlungen und Kassenauszahlungen sowie die Bestandsermittlung (Endbestand), erfolgen getrennt pro Kassenbuch.
      Die Kassenführung in PROAD ermöglicht die Einzelbelegerfassung mit Angabe der Beträge, Datum, Steuerbetrag und –satz, Belegnummer und das entsprechende Aufwandskonto als auch die Hinterlegung des Belegtextes (Büromaterial, Postzeichen, Getränke etc.).
      Kassenauszahlungen können beim Einsatz einer FiBu-Schnittstelle mit transferiert werden, und zwar bei der Auswahl Belegart Eingangsrechnung, Rechnungstyp Kasse.


      mceclip1.png

      Einrichtung der Kasse

      Unter Rechungswesen > Kassenbuch > Kasse vergeben Sie einen Namen (z.B. Kasse), Sie hinterlegen das Kreditorkonto (z.B. 1600) - hier können Sie Ihren Steuerberater fragen welches Konto für die Kasse verwendet wir - die Währung, das Land und das
      Präfix (z.B. KASSEM für Kasse München). Die Nummerierung ist dementsprechend auch hinterlegt.


      mceclip3.png

      Leistungsarten für Kassenauszahlungen definieren

      Um die Leistungsarten, die unter Agentur > Leistungsart erfasst wurden, im Kassenbuch verwenden zu können, muss die Leistungsart im Tab "Details" zusätzlich über dich Checkbox „Kassenbuch“ gekennzeichnet und eine Beschreibung hinterlegt werden. Die Beschreibung wird als Belegtext vorgeschlagen und kann bei der Erfassung bei Bedarf angepasst werden.

      mceclip2.png

      Nummernkreis für Kassenauszahlungen definieren

      Bei jeder Kassenauszahlung (Belegerfassung) muss eine eindeutige Nummer vergeben werden. Die Art der Nummerierung können Sie unter Agentur > Einstellungen > Vorgaben > Nummerierung > Nummerntyp „Kassenauszahlung“ vornehmen.

      mceclip4.png

      WICHTIG! Nehmen Sie die Nummerierungseinstellung vor Erfassung der ersten Kassenauszahlung/Kasseneinnahme vor.

      Anfangsbestand

      Wird eine neue Kasse zum ersten Mal eingerichtet, so liegt der Anfangsbestand bei 0. Es besteht die Möglichkeit, eine bereits vorhandene Kasse in PROAD weiterzuführen. Ermitteln Sie den Bestand der Kasse und tragen Sie den Betrag als Kasseneinzahlung ein (wie eine Kasseneinzahlung erfasst wird, erfahren Sie im nächsten Absatz). Im Bemerkungsfeld der Kasseneinzahlung können Sie beispielsweise angeben, dass es sich um die Angabe des Anfangsbestandes im Rahmen eines Kassenwechsels handelt.

      Erfassung der Kasseneinzahlungen bzw. Anfangsbestand

      Um eine Kasseneinzahlung zu erfassen, muss zunächst die gewünschte Kasse ausgewählt werden. Nachdem die Auswahl getroffen wurde, stehen die Tabs Kasseneinzahlung und Kassenauszahlung zur Verfügung. Sollte dies nicht der Fall sein, so können Sie mit rechtem Mausklick in die Tab-Zeile die Tab-Konfiguration öffnen und die gewünschten Tabs zur Anzeige auswählen.

      mceclip5.png

      Klicken Sie auf Kasseneinzahlung und erfassen Sie die gewünschten Daten.

      • Nr.: Dieses Feld wird automatisch belegt und kann nicht bearbeitet werden.
      • Bankverbindung: Wählen Sie hier eine der von Ihnen im System hinterlegten Banken (Hausbank), wenn die Kasseneinzahlung durch eine direkte Auszahlung von dem Bankkonto vorgenommen wurde. Die eigenen Bankdaten können in PROAD über Agentur > Agentur > Tab „Banken“ erfasst werden.
      • Person/Firma: Geben Sie hier eine in PROAD hinterlegte Person bzw. Firma an, von der der Einzahlungsbetrag erhalten wurde und nicht eine direkte Einzahlung über ein Bankkonto vorgenommen wurde.
      • Datum: Geben Sie hier das Datum an, an dem die Einzahlung vorgenommen wurde.
      • Betrag: Geben Sie hier den Einzahlungsbetrag an. Es wird die, für die Kasse hinterlegte Währung berücksichtigt.
      • Währung: Geben Sie die Währung an, in der die Kasse geführt wird. Es ist nicht möglich, eine Kasse in unterschiedlichen Währungen zu führen
      • Beschreibung: Allgemeines Beschreibungsfeld, das frei verwendet werden kann.

      Vorgehensweise Erfassung einer Kassenauszahlung

      Folgende Eingaben müssen Sie vornehmen, um eine Kassenauszahlung zu erfassen.

      1. Kreditor: Bitte wählen Sie den Lieferanten aus. Um nicht jeden Lieferanten wie ALDI, REWE etc. eingeben zu müssen, legen Sie bitte unter Stammdaten > Lieferanten einen "virtuellen Kassenlieferanten" an.
        Dieser Lieferant kann dann für alle Kassenauszahlungen ausgewählt werden. Kassenauszahlungen werden trotzdem beim Fibu Transfer mit übergeben, da wir bei der Neuanlage der Kasse den Kreditor hinterlegt haben.
      2. Paginiernummer: Diese Nummer wird automatisch generiert oder manuell eingegeben, je nachdem, wie Sie die Nummerierung eingestellt haben. Die Nummer kann erst generiert werden, wenn mindestens eine Belegposition erfasst wurde.
      3. Rechnungsnummer: Geben Sie hier die Belegnummer des Ausstellers an, falls vorhanden.
      4. Belegdatum: Geben Sie hier das Datum der Barauszahlung ein. Bitte beachten: Es handelt sich nicht um das Datum des Einkaufsbeleges, sondern um das Datum der Kassenauszahlung.
      5. Eingangsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem der Beleg eingereicht wurde.
      6. Fibu-Zeitraum: Die Fibu-Periode wird automatisch anhand der im System hinterlegten Einstellungen für die Erfassung von Eingangsrechnungen ermittelt. Sie können festlegen, ob die Fibu-Periode anhand des Rechnungsdatums (Belegdatum) oder anhand des Eingangsdatums ermittelt werden soll. Die Einstellungen hierzu finden Sie unter Agentur > Einstellungen > Optionen > Eingangsrechnung. Das Feld kann aber auch manuell mit abweichenden Eingaben überschrieben werden.
      7. Für FiBu sperren: Wählen Sie diese Option an, wenn Sie nicht möchten, dass die Kassenauszahlung an die Finanzbuchhaltung übertragen wird. Sollten Sie einen Kreditor ausgewählt haben, zu dem bereits eine Fibu-Sperre definiert wurde, wird diese Option automatisch gesetzt. Diese Einstellung können Sie bei dem gewählten Kreditor unter Stammdaten > Lieferant, Mitarbeiter, Freelancer > Details bei Bedarf ändern.
      8. Bemerkung: Zusätzlich Informationen zu dem Einkaufsbeleg.

      Wenn Sie die Eingabe der Kopfdaten des Belegs abgeschlossen haben, speichern Sie den Beleg und wechseln Sie auf die nun verfügbare Registerkarte „Positionen“, um die gewünschten Positionen zu erfassen. Die Eingaben sind identisch mit denen bei der Erfassung einer Eingangsrechnung.

      Wenn alle Positionen erfasst sind, wechseln Sie zurück auf die Registerkarte „Kassenauszahlung“ und buchen Sie den Beleg. Dies geschieht durch Klicken auf das „Federsymbol“. Die Belegerfassung ist damit abgeschlossen.
      PROAD vergibt automatisch eine Paginiernummer, ähnlich wie bei Eingangsrechnungen.

      Zusatzfunktionen und Informationen zu Kassenauszahlungspositionen

      Über das „Zahnradsymbol“ stehen in der Positionsliste weitere Felder zur Verfügung, die bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden können.

      Belege können über den Tab "Anhang" als PDF hinterlegt werden. Diese werden beim Fibu Transfer,
      wenn Sie mit der Fibu Schnittstelle DATEV Online Belegexport arbeiten, mit übergeben.

      Um ein Kassenbuch zu erstellen, wechseln Sie bitte zu Extras > Reportcenter > Kassenbuch. Nach Auswahl der Kasse (Klick auf die Lupe) erstellt die Standardeinstellungen ein Kassenbuch vom 1. Januar bis zum aktuellen Tag.