- Dokumentationsstand: 5.3.25
- Ab Lizenztyp: Berater
- Modul: Ja
- Benutzerrecht: Ja
Einführung
Das projektübergreifende Dokumentwesen erlaubt das Abrechnen von mehreren Projekten zu einem Kunden in einem Rechnungsdokument. Dabei können Leistungspositionen von Angeboten und Ist-Werten aus anderen Projekten zum Kunden importiert und abgerechnet werden.
Benutzergruppenrechte
Das Projektübergreifende Dokumentwesen ist unter Admin ❯ Benutzergruppenrechte ❯ ab Beraterlizenz zu aktivieren. Hierzu in der Rechteliste > Projekt > Projekt > weitere Rechte > "Projektübergreifendes Dokument" > Zulassen auswählen. 
Positionsliste von Dokumenten
In der Positionsliste von Angeboten und Rechnungen können Sie sich das Feld „Projekt“ zur Ansicht hinzufügen. Hierzu auf der rechten Seite das Einstellungsrädchen anklicken und so die Optionen öffnen.
Diese zu aktivieren hilft Ihnen, die Übersicht der verschiedenen (Projektübergreifenden Positionen) zu behalten.
Zudem ist es ratsam, dass die Spalten der Positionsliste (pro Dokumenttyp) konfiguriert werden. Hierzu mit der rechten Maustaste unten in die Liste der Positionen klicken und die Funktion "Listenkonfiguration öffnen" auswählen. In der Listenkonfiguration die Spalten zum Projekt markieren und nach rechts in die sichtbaren Spalten verschieben, speichern. Dadurch sehen Sie auf einen Blick, welche Position zu welchem Projekt gehört.
Der Import-Bereich
In Angeboten und Rechnungen können Sie jeweils in der Positionsliste den Import-Bereich öffnen. Hierzu entweder über das Funktionsmenü gehen oder direkt durch das Icon den Import öffnen.
Im Import-Bereich ist zunächst die Funktion Projektübergreifend ausgestellt, um so die Möglichkeit zu bieten, dass trotz des Moduls die Funktion je Situation verwendet werden kann.
Durch das Setzen des Häkchens wird die Funktion umgehend aktiviert und Sie können projektübergreifend arbeiten. Durch die Aktivierung stehen Ihnen dann Projektfiltermöglichkeiten zur Verfügung, um so nur die Inhalte von Projekten anzuzeigen, die für Sie für dieses Dokument relevant sind. Wie im folgenden Screenshot zu sehen, kann hierüber nach dem Projektstatus gefiltert werden, als auch nach den Controlling-Strukturen "Kampagne" und "Etat".
Wenn Sie eine Kampagne auswählen, werden die dazu hinterlegten Etats ebenfalls aktiv.
Wenn Sie alle Häkchen setzen und keine Kampagne auswählen, stehen Ihnen mit dieser Funktion, alle zu diesem Kunden erstellten Angebote, als auch Rechnungen zum Import zur Verfügung. Beim Import der Positionen werden die projektspezifischen Informationen, wie Bemerkungen, Projektnummer usw. mit importiert.
Im Import-Bereich für ein Angebot werden sowohl freigegebene als auch nicht freigegebene Angebote vorgeschlagen. Bei einer Rechnung werden nur Angebote vorgeschlagen, die eine Freigabe haben. Ob ein Angebot freigegeben ist oder nicht, sehen Sie unter Projekt > Angebot > Angebot > Freigabe Häkchen. Wie im folgenden Screenshot zu sehen.
Beim Import von Positionen in Angebote, Rechnungen, Anfragen und Bestellungen konnten bislang nur einzelne oder mehrere Positionen eines einzigen Quelldokuments importiert werden. Mit dem vorliegenden Release kann der Import nun aus mehreren Quelldokumenten gleichzeitig erfolgen - auch projektübergreifend und für unterschiedliche Dokumenttypen. Hierfür müssen im linken Strukturbaum des Import-Dialogs lediglich mehrere Dokumente mit STRG+linke Maustaste selektiert und mit Klick auf den Button "Import" in das Zieldokument importiert werden. Wichtig: Es werden dabei immer ALLE in den markierten Quelldokumenten enthaltenen Positionen importiert. Selbstverständlich können nicht benötigte Positionen nach einem Import auch wieder entfernt werden.
Dokumentvorlagen
In unserem Forumsbereich finden sie einige Beispiele einer projektübergreifenden Dokumentvorlage. Standard-Vorlagen zum Download finden Sie hier. Diese können sie sich herunterladen und in PROAD unter Agentur ❯ Einstellungen ❯ Dokumentvorlagen über das Funktionsmenü importieren.
