Projekt umbuchen

• Dokumentationsstand: 5.3.25
• Modul: Ja, das Modul heißt "Projekt umbuchen"
• Ab Lizenztyp: Berater
• Benutzerrecht: Projekt > weitere Rechte > Darf ein Projekt umbuchen

Einführung

Die Funktion „Projekt umbuchen“ ermöglicht es, Aufwände, die noch nicht abgerechnet wurden, auf ein anderes Projekt zu transferieren. Dies ist ebenfalls kundenübergreifend möglich. Es ist insbesondere hilfreich, wenn im laufenden Projekt Umbuchungen aufgrund von Änderungen bei z.B. Budgetzuordnungen und Abrechnungsbedingungen notwendig werden.

Werte aus Eingangsrechnungen

Folgende Möglichkeiten und Einschränkungen gibt es im Eingangsrechnungsbereich:

• Eingangsrechnungen, sonstige Buchungen, Kassenauszahlungen und Reisekosten werden unterstützt.
• Dokumente dürfen nicht an die FiBu übertragen worden sein.
• Positionen dürfen nicht manuell abgerechnet, gewählt oder abgerechnet worden sein, d.h. sie müssen offen (Abrechnungsstatus) sein.
• Positionen dürfen nicht aus einer Bestellung importiert oder zugewiesen worden sein.
• Positionen müssen dem Quellprojekt zugewiesen sein.

Werte aus Zeiterfassungen / Materialerfassungen

Folgende Möglichkeiten und Einschränkungen gibt es im Zeit- und Materialerfassungsbereich:

• Zeit- und Materialerfassungen werden unterstützt
• Erfassungen dürfen nicht manuell abgerechnet, gewählt oder abgerechnet worden sein, d.h. sie müssen offen (Abrechnungsstatus) sein.
• Erfassungen müssen dem Quellprojekt zugewiesen sein.

Das Umbuchen

Um ein Projekt umzubuchen, wird dieses im Menü Projekt > Projekt ausgewählt. Im Funktionsmenü im Projektdialog steht der Aufruf "Projekt umbuchen" zur Verfügung. Beim Aufruf der Funktion erfolgt ein Hinweis, dass das Umbuchen nicht wieder rückgängig gemacht werden kann. Im Anschluss kann man das Zielprojekt auswählen. Hier stehen alle Projekte im System zur Verfügung außer dem aktuell gewählten Projekt. Mit der Auswahl wird das Umbuchen durchgeführt.
Ist das Umbuchen abgeschlossen, wird ein Journal in PDF Form ausgegeben. Sollte es nicht direkt geöffnet werden, können sie es im Downloadmanager unterhalb ihres Benutzerbildes finden. In diesem Fall überprüfen Sie dennoch die Einstellungen für das Erlauben von "Pop-Ups" für die PROAD Webseite und Browser.
In diversen Listen der Zeit- und Materialerfassung, sowie in den Positionslisten im Eingangsrechnungsbereich, kann man eine Spalte "transferiert von" einblenden. Sie enthält jeweils die Projektnummer der Quellprojekte. Werden Datensätze mehrmals umgebucht, wird hier eine Historie der Projektnummer angeboten.

Das Journal

Alle Datensätze die umgebucht wurden, und auch alle Datensätze die nicht umgebucht wurden, werden dargestellt. In der Detailspalte sind weiterführende Informationen für Recherchen aufgeführt.
Gründe für nicht umgebuchte Datensätze sind gekennzeichnet mit:

• "manuell" - Die Position wurde manuell abgerechnet. Der Abrechnungsgrund wird mit ausgegeben.
• "gewählt" - Die Position wurde gewählt, d.h. in eine Rechnung importiert. Die Rechnung wird mit ausgegeben.
• "abgerechnet" - Die Position wurde abgerechnet, d.h. in eine gebuchte Rechnung importiert. Die Rechnung wird mit ausgegeben.
• "FiBu" - Die Position gehört zu einem Dokument, das bereits an die Finanzbuchhaltung übertragen wurde
• "aus Bestellung" - Die Position wurde von einer Bestellposition importiert bzw. einer Bestellposition zugeordnet. Es wird die Bestellung mit ausgegeben.