- Dokumentationsstand: 5.2.173
- Dialog Rechnungswesen> Fibu Center
- Ab Lizenztyp: Buchhalter
- Lizenzierung der Schnittstelle: Ja
PROAD stellt verschiedene Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungsprogrammen zur Verfügung. Je nach Schnittstelle werden die verschiedenen Optionen und Übertragungsformate unterstützt. Die grundsätzliche Einrichtung für alle Schnittstellen in PROAD ist identisch und wird hier beschrieben.
Über die FiBu-Schnittstelle von PROAD Sky können Sie Rechnungsdaten aus Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenauszahlungen per Datenträger (csv-Format) an Ihre Finanzbuchhaltung übertragen.
Bevor Sie Daten aus gebuchten Ein- oder Ausgangsrechnungen an Ihre Finanzbuchhaltung übertragen können, müssen Sie in PROAD Sky folgende Punkte beachten:
1. Alle Kunden, alle Lieferanten (sowohl Freelancer als auch Mitarbeiter) müssen eine Debitornummer bzw. Kreditornummer haben.
Der Nummernkreis bei den Debitoren beginnt mit 10000 und endet mit 69999. Der Nummernkreis bei den Kreditoren beginnt mit 70000 und mit 99999. Die Einstellung für die Nummerierung finden Sie unter Agentur > Einstellungen > Nummerierung. Hier können Sie auch die letzte Nummer hinterlegen.
2. Einrichtung der Optionseinstellung für den Fibu Transfer
(Rechnungswesen > Fibu Center > Optionen > Optionen (Zusätzliche Informationen für das Steuerbüro, die in den Fibu Optionen hinterlegt werden).
Diese Fibu Optionen müssen Sie hinterlegen, bevor Sie einen Transfer durchführen. Hier werden u.a. die Mandantennummer und auch die Beraternummer hinterlegt. Auch die Länge der Sachkonten (Erlös-
und Aufwandskonten) werden hier hinterlegt.
Hier ein Beispiel für die Fibu Optionen (beispielhaft):
Ausgangsrechnung: Belegfeld 1 > Rechnungsnummer
Ausgangsrechnung; Belegfeld 2 > Nein
Ausgangsrechnung: Buchungstext der Splittbuchung > Kundenname
Ausgangsrechnung; Haben/Soll > Haben (Wählen Sie, ob Ausgangsrechnungen im Haben oder Soll übertragen werden)
Ausgangsrechnung: KSV-Buchung erlauben > Nein
Mehrere Einstellungen bei der Verwendung von Kostenstellen (gerne erhalten Sie, falls notwendig, den entsprechenden Support)
Ausgangsrechnung: Zusammenfassung gleicher Konten pro Beleg > Ja (sind in der Ausgangsrechnung mehrere Positionen mit dem gleichen Erlöskonto hinterlegt, wird zusammengefasst)
Belegfeld 1 + 2 Ausrichtung > Linksbündig
Belegfeld 1 + 2 Typ > Alphanumerisch
Belegfeldlänge > 50
Beratername: Name des Steuerbüros
Beraternummer: 45678 (Die DATEV-Beraternummer Ihres Steuerberaters oder Ihre eigene DATEV-Beraternummer)
DATEV: Nur Bruttobuchungen übertragen > Ja (es werden alle Buchungssätze immer als Bruttobeträge übertragen. Automatikkonten werden ohne Buchungsschlüssel übergeben und Nicht Automatikkonten werden mit Steuerschlüsseln übergeben). Eine kurze Erläuterung zu Automatikonten und Nicht Automatikkonten sowie den Steuerschlüsseln finden Sie im Anschluss der Fibu Optionen)
Eingangsrechnung: Zusatzinformation - Inhalt 1 > Paginiernummer
Eingangsrechnung: Belegfeld 1 > Paginiernummer (diese Nummer wird beim Buchen einer Eingangsrechnung erzeugt)
Eingangsrechnung: Belegfeld 2 > Rechnungsnummer (dies ist die Nummer, der Eingangsrechnung)
Eingangsrechnung: Buchungstext der Splittbuchung (erfassen Sie eine Eingangsrechnung mit mehreren Positionen, kann die Beschreibung sehr nützlich für den Steuerberater sein) > Bemerkung der Rechnungsposition
Eingangsrechnung; KSV- Buchung erlauben > Ja
Mehrere Einstellungen bei der Verwendung von Kostenstellen (gerne erhalten Sie, falls notwendig, den entsprechenden Support)
Eingangsrechnung: Soll/Haben > Haben
Eingangsrechnung: Zusammenfassung gleicher Konten pro Beleg > Ja
Kontonummer der Kasse als Kreditor einsetzen > Ja (diese Einstellung ist nur notwendig, wenn ein Kassenbuch in PROAD genutzt wird und die Kassenauszahlungen an die Fibu Schnittstelle übergeben werden sollen)
Mehrere Einstellungen bei der Verwendung von Kostenträgern (gerne erhalten Sie, falls notwendig, den entsprechenden Support)
Kurzname des Mitarbeiters: PEDÖ
Länge der Kontonummer > 4
Mandantennummer: 904567 (Ihre Mandantennummer bei DATEV)
Selektionsbereich > Belege nach Fibu-Zeitraum
Steuerbuchung erlauben > Nein
Zusatzinformationen > Nein (zeigt eine 2. Zeile im Übertragungsprotokoll an)
3. Einrichtung der Steuerkonten
(Rechnungswesen > Fibu Center > Optionen > Optionen
Steuerkonten werden für die Eingangsrechnungen genutzt. Hier ein Beispiel der Einstellung:
4. Einrichtung der Sonderkonten
(Rechnungswesen > Fibu Center > Optionen > Optionen, hier ein Beispiel der Einstellung:
Kurze Erklärung der Erlös-Sammelkonten
In den Positionen der Ausgangsrechnungen steht ein separates Feld "Provisionen" (enthält eventuelle Aufschläge auf Fremdleistungen/Service Fee) zur Verfügung. Wenn nichts anderes angeben wird, werden diese Provisionen dem Sachkonto der Leistungsart zugerechnet, dass für die Position gültig ist. Sie haben auch die Möglichkeit, die Provisionen auf ein eigenständiges Sammelkonto zu buchen.
Wenn Sie Sammelkonten für Provisionen und/oder KSV in Ihrer Finanzbuchhaltung verwenden, könne Sie dies hier hinterlegen.
5. Definieren Sie den Kontenrahmen für Ihr Leistungsspektrum
Der Kontenplan erfasst im Kontenrahmen alle buchhalterisch relevante Konten des Unternehmens.
Jede Leistungsart in PROAD muss mit einem Konto verbunden werden. Hierfür werden vierstellige
Ziffern - manchmal auch sechsstellige Ziffern - erfasst. Die internen Leistungsarten wie Urlaub, Krankheit, allgemeine Administration etc. werden hierbei nicht berücksichtigt.
Der Kontenrahmen ist wie folgt aufgeteilt:
Erlöse > betrifft die Ausgangsrechnungen in PROAD. Sollten Sie auch Kunden in der EU und Ausland haben, müssen die Erlöskonten auch dementsprechend hinterlegt werden.
In den meisten Fällen sind die Erlöskonten Automatikkonten. Dies bedeutet, dass aus dem Bruttobetrag der Buchung die Umsatzsteuer gerechnet wird. Auf das automatische Konto wird um die Steuer verminderter Betrag gebucht.
Fragen Sie hierzu Ihren Steuerberater. Die Erlöskonten für EU und Ausland sollten Sie auch hinterlegen, die unterscheiden sich gegenüber des Inlandskontos.
Kosten > betrifft die Eingangsrechnungen in PROAD. Sollten Sie auch Lieferanten und Freelancer in der EU und Ausland haben, müssen diese Kosten auch dementsprechend hinterlegt werden. Die Konten für EU und Ausland kommen aus den Stammdaten der Lieferanten und der Freelancer.
Wir unterscheiden hier zwischen weiterberechenbaren Kosten und nicht weiterberechnete Kosten:
a)weiterberechenbaren Kosten sind Kosten, die Sie auf ein Kundenprojekt buchen. In der Mehrheit handelt es sich um Automatikkonten.
Dies bedeutet, dass aus dem Bruttobetrag der Buchung die Vorsteuer gerechnet wird. Auf das automatische Konto wird um die Steuer verminderter Betrag gebucht.
b) nicht weiterberechenbare Kosten sind Kosten, die auf interne Projekte wie z.B. Betriebs- oder Gemeinkosten (Versicherungen, Miete, Leasingkosten, Kfz.-Kosten, Büromaterial etc. ).
In der Mehrheit sind diese Konten keine Automatikkonten. Dies bedeutet, dass eine Bruttobuchung erfolgt und der Steuerschlüssel (wie z.B. 8 oder 9 - 7% und 19%) übergeben wird.