- Dokumentationsstand: 5.3.186
- Verfügbar ab Lizenz "Berater"
- Modul: Ja
- Benutzerrecht: Projekt --> Aufgabenmanger
Einführung
Das Tool "Aufgabenmanger" ermöglicht einen schnellen, tagesgenauen, Wochen oder Monatsgenauen Überblick zur Auslastung der einzelnen Mitarbeiter und Teams auf Stundenbasis.
Auf einen Blick wird dargestellt, ob der Mitarbeiter ausgelastet oder überlastet ist oder ob dieser noch über freie Kapazität verfügt oder überhaupt anwesend (Urlaub/Krankheit) ist .
Hierbei werden die individuellen Verfügbarkeiten der Mitarbeiter, bereits verplante Urlaube und eingetragene Krankheiten berücksichtigt.
Termine werden in der Kapazitätsermittlung nicht berücksichtigt.
Zusätzlich zu einer kumulierten Darstellung pro Tag und Mitarbeiter können die verteilten Restaufwände der einzelnen Aufgaben angezeigt werden.
Grundeinrichtung
Für die Nutzung des Tools sollten folgende Voraussetzungen getroffen sein:
Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Details" > Checkbox "in Planung verfügbar" und "aktiv" müssen aktiviert sein
Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Verfügbarkeit" > ein gültiger Eintrag ist für die Kapazitätsermittlung grundlegend
Stammdaten > Team> Tab "Verfügbarkeit" > ein gültiger Eintrag ist für die Kapazitätsermittlung grundlegend
Der Aufgabenmanager wird über Projekt > Aufgabenmanager aufgerufen und öffnet sich in einem neuen Browser-Tab. (Pop-Ups müssen zugelassen sein.)
Alternativ können Sie den Aufgabenmanager auch über ein Projekt>Zusatzfunktionen, projektbezogen öffnen.
Er hat folgendes Aussehen:
Der Aufgabenmanager wird kontinuierlich weiter entwickelt und der Funktionsumfang entsprechend angepasst. Der Aufgabenmanager arbeitet mit den To-Do Typen Aufgabe und Ticket.
Über das Linksymbol" 
" am oberen linken Rand der PROAD-Oberfläche gelangen Sie zu unseren "PROAD Schulungsfilm Der Aufgabenmanager".
In der Sidebar links, kann die Ansicht wie folgt angepasst werden:
Über die Schaltfläche neben "Nicht zugeordnete Aufgaben und Tickets" (markiert) kann dieser Bereich vorübergehend aus der Ansicht ausgeblendet werden. Der Bereich wird dabei zu einer schmalen Leiste verkleinert. Über die Schaltfläche am oberen Rand dieser Leiste kann der Bereich wieder eingeblendet werden.
Durch einen Klick auf die Info-Schaltfläche neben "Legende" wird eine Übersicht über die Bedeutung der einzelnen farblichen Markierungen im Kalender eingeblendet. Ein Klick auf das "X" (umrandet) schließt die Legende.
Die Schaltflächen "Tag >" und "Woche >>" beeinflussen den im Kalender dargestellten Zeitraum.
Beim Starten des Aufgabenmanagers beginnt die Darstellung im Kalender zunächst mit
dem aktuellen Tag "Heute".
Über die Schaltfläche "Tag >" wird die Ansicht um einen Tag verschoben und die Schaltfläche "Woche >" verschiebt die Ansicht entsprechend um eine Woche.
Sobald von einer der eben beschriebenen Schaltflächen gebrauch gemacht wird erscheinen weitere Schaltflächen. Über diese kann bequem zurück zum aktuellen Tag ("Heute"), bzw. tage- und wochenweise zurück navigiert werden.
Wird der Aufgabenmanager über Projekt > Aufgabenmanager aufgerufen, so wird in der linken Spalte zunächst eine Auswahl von To-Dos angezeigt.
Dabei stehen ausschließlich To-Dos folgender Typen zur Auswahl:
- Aufgabe
- Ticket
Fernerhin werden ausschließlich To-Dos angezeigt - deren Status nicht Erledigt oder Abgebrochen ist,
- die einen Planaufwand haben
- die noch Restaufwand aufweisen,
- deren Von- und Bis-Datum gefüllt sind und der Zeitraum hieraus kleiner, gleich ein Jahr ist.
- Das To-Do muss vor bzw. am letzten im Kalender angezeigten Tag beginnen (Von-Datum).
Die relevanten Felder in der Ansicht eines To-Dos des Typs Aufgabe sind im folgenden Bild gelb markiert dargestellt.
Außerdem markiert ist das Projekt welchem dieses To-Do zugeordnet ist.
Davon ausgehend kann die Auswahl zur Disposition stehender To-Dos über einen Filter weiter eingegrenzt werden. Durch einen Klick auf "Alle Projekte" wird der Filter geöffnet.
Der geöffnete Filter hat folgendes Aussehen:
Die Schaltfläche "Alle Projekte" dient dazu in der Liste darunter alle Projekte anzuzeigen, die To-Dos enthalten, welche den oben genannten Kriterien entsprechen.
Über die Schaltfläche "Ohne Projekt" kann die Auswahl auf solche To-Dos eingeschränkt werden, die ebenfalls den oben genannten Kriterien entsprechen, die aber keinem Projekt zugeordnet sind.
Die im Kalender dargestellte Zeitspanne beinflusst ebenfalls welche To-Dos zur Auswahl stehen. Zeigt der Kalender z.B. bis zum 2.11. an, werden To-Dos, die am 3.11. beginnen nicht in der Auswahl angezeigt.
Zur Zuweisung eines To-Dos muss das Von-Datum des To-Dos innerhalb des im Kalender dargestellten Zeitraumes oder davor liegen.
Im folgenden Bild wurde die Liste auf die Darstellung von To-Dos eines bestimmten Projektes eingeschränkt. Der Name des Projektes wird nun anstelle von "Alle Projekte" angezeigt.
Hier sind folgende Daten auf einen Blick erkennbar:
Start und Enddatum-Datum des To-Dos.
Der Restaufwand dieses To-Dos
Darüber hinaus wird durch folgende Symbole der To-Do-Typ angezeigt:
Neben dem Symbol wird der Name des To-Dos angezeigt und am unteren Rand sind Projekt-Nummer und -Name aufgeführt.
Das zum jeweiligen To-Do gehörende Symbol wechselt zu einem Info-Symbol, wenn sich der Mauszeiger im Bereich des To-Dos befindet.
Dieses Info-Symbol kann angeklickt werden, woraufhin sich eine Übersicht (Visitenkarte) mit verschiedenen relevanten Daten öffnet. Über diese Übersicht können verschiedene Funktionen ausgeführt werden:
Ein Klick auf eines der Lupen-Symbole führt dazu, dass im PROAD Anwendungsfenster der entsprechende Datensatz geladen wird.
So kann direkt zu den Details von Aufgabe, Kunde und Projekt navigiert werden.
Über die markierten Schaltflächen am unteren Rand wird im PROAD-Anwendungsfenster Zeit auf die ausgewählte Aufgabe gebucht, bzw eine E-Mail versandt.
Im mittleren Bereich des Aufgabenmanagers werden die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter aufgelistet. (Notwendige Voraussetzungen, damit ein Mitarbeiter hier aufgeführt wird: Die Aufgabe muss einen Mitarbeiter zugeordnet sein.
Im folgenden Beispiel ist der Name des Mitarbeiters, der Typ des zugewiesenen To-Dos (anhand des Symbols - hier eine Aufgabe), die Beschreibung (Betreff) Nummer und Name vom Projekt der Aufgabe und der Restaufwand dieser Aufgabe zu sehen.
Um ein To-Do einem Mitarbeiter zuzuweisen braucht dieses lediglich per Drag & Drop auf den Namen des jeweiligen Mitarbeiters gezogen zu werden.
Der Aufgabenmanager überprüft dann relevante Eigenschaften des To-Dos und des Mitarbeiters und weist dem Mitarbeiter das To-Do zu.
Das zugewiesene To-Do wird nun, abhängig vom Ergebnis der vorherigen Prüfung, auf untertschiedliche Weise im Aufgabenmanager dargestellt.
Die folgenden Ausführungen sollen helfen die zugrunde liegende Systematik zu verstehen.
Im Allgemeinen sind für jeden Mitarbeiter über Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Verfügbarkeit" produktive Zeiten definiert (beispielsweise 7 Std./Tag).
Von dieser produktiven Zeit werden Zeiten aus Urlaub und Krankheit abgezogen.
Übrig bleibt dann die "Kapazität" (in Stunden) des Mitarbeiters, welche verplant werden kann.
Diese dient dem Aufgabenmanager als Ausgangsgröße.
Die "Kapazität" ist mit einem leeren Glas vergleichbar. Wird dem Mitarbeiter ein To-Do zugewiesen, erhöht sich der Füllstand des Glases.
Würde durch das Hinzufügen eines To-Dos, oder auch mehrerer To-Dos, das Glas zu 100% gefüllt, änderte sich die farbliche Darstellung im Kalender gemäß der weiter oben gezeigten Legende zu Gelb.
Im folgenden Beispiel wurde einem Mitarbeiter ein To-Do vom Typ Aufgabe zugewiesen.
In dieser Darstellung können folgende Informationen abgelesen werden:
Der Restaufwand des To-Dos beträgt 20 Stunden.
Die 20 Stunden Restaufwand werden gleichmäßig auf 8 verfügbare Tage zu je 2,5 Stunden verteilt.
(Auf wie viele Tage die Aufgabe verteilt wird, ergibt sich aus den Von- und Bis-Daten der Aufgabe.)
Die in grauer Farbe gezeigte Spalte neben dem Namen eines To-Dos gibt die Summe der für einen Mitarbeiter in einer Woche, für diese Aufgabe verplanten Zeit an.
Hier sind dies in einer Woche 10, in der nächsten Woche 10 Std.
Die Zahl links neben der in grauer Farbe gezeigte Spalte zeigt die Summe die für diesen Mitarbeiter für alle zugewiesenen To-Dos im angezeigten Zeitraum verplanten sind.
Alle Angaben neben dem zugewiesenen To-Do zeigen also Daten bezüglich der Verteilung des Restaufwandes des To-Dos auf die Zeitspanne, die in den Von- Bis-Feldern des To-Dos angegeben ist. Durch Aufrufen der Übersicht (Visitenkarte) des To-Dos (Klick auf das Aufgabe-Symbol -können die Von- Bis-Daten auf einfache Weise überprüft werden, ohne das To-Do erst öffnen zu müssen.
Die dargestellten Tages-Felder zeigen durch ihre Farbgebung (siehe Legende) an wie stark der jeweilige Mitarbeitert ausgelastet ist.
Klicken auf eines dieser Felder öffnet sich eine Zusammenfassung der Auslastung des Mitarbeiters am jeweiligen Tag.
Wird dem Mitarbeiter nun eine weitere Aufgabe mit gleicher Laufzeit (Von - Bis-Daten) und einem Restaufwand von 36 Std. zugewiesen, ergibt sich folgendes Bild:
Hier sind folgende Informationen auf einen Blick erkennbar:
Der Mitarbeiter hat an den Tagen (Angezeigter Zeitraum), 28 Stunden durch To-Dos verplante Zeit.
Zusammen sind das 56 Stunden.
Das entspricht der Summe der Restaufwände der beiden zugewiesenen To-Dos.
Der Zeitraum wird gemäß der Legende (Gelb=100% - 115%) dargestellt.
Da seine Kapazität zu 100% erreicht ist. (Kapazität des Mitarbeiters (Beispiel pro Tag 7 Stunden)
Ein Klick auf das gelb gefärbte Feld für Freitag, den 24.04.2020, öffnet die Zusammenfassung für diesen Tag:
Weiter oben wurde erwähnt, dass der Aufgabenmanager bei der Zuweisung eines To-Dos zu einem Mitarbeiter gewisse Dinge prüft und daraufhin die Darstellung im Kalender vornimmt.
Dabei ist es möglich einen Mitarbeiter zu "überbuchen" um z.B. Überstunden abzubilden.
Durch die Darstellung der Stundenverteilung über einen Zeitraum und je zugewiesenem To-Do, können solche Umstände leicht erkannt werden.
Wird jedoch versucht einem Mitarbeiter To-Dos zuzuweisen, der infolge Urlaub oder Krankheit "ausfällt", kommt es zu einem Konflikt bei der Verteilung der Stunden.
Um auf die Metapher von weiter oben zurück zu kommen: Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag Urlaub hat oder durch Krankheit ausfällt, so ist quasi gar kein Glas vorhanden das befüllt werden könnte.
Dieser Umstand führt dazu, dass der Aufgabenmanager den Restaufwand aus dem To-Do nicht verteilen kann.
Die Zeitspanne des Urlaubs wird, ebenso wie die Wochenenden, in weißer Farbe dargestellt.
Die Urlaubstage deshalb, weil an Urlaubstagen keine Kapazität zur verfügung steht.
Die Wochenenden werden in Weiß dargestellt, da für diesen Mitarbeiter in Stammdaten > Mitarbeiter > Tab "Verfügbarkeit" Samstag und Sonntag als arbeitsfrei definiert sind.
Die Felder neben den hier zugewiesenen Aufgaben werden über die gesamte im Kalender dargestellte Zeit schraffiert dargestellt, da der Aufgabenmanager aufgrund des vorliegenden Konfliktes (Zuweisung trotz Urlaub/Krankheit) nicht in der Lage ist die Restaufwände tageweise zu verteilen.
Die Tatsache, dass ein Konflikt vorliegt kann leicht an den dargestellten "ACHTUNG!"-Symbolen (Ausrufezeichen) erkannt werden.
Um einen solchen Konflikt aufzulösen kann nun in den Übersichten (Visitenkarten) der mit einem Achtung-Symbol versehenen To-Dos der jeweilige Von-Bis-Zeitraum überprüft werden.
Die Laufzeit eines To-Dos muss außerhalb der als Urlaubs- oder Krankheitszeit definierten Zeitspanne liegen.
Sollen einige Aspekte eines zugewiesenen To-Dos geändert werden, wie beispielsweise das Von- oder Bis-Datum, so kann eine vereinfachte Ansicht des To-Dos durch Doppelklick auf das betreffende To-Do geöffnet werden:
Über die Schaltflächen am unteren Rand des Dialoges können vorgenommene Änderungen verworfen, gelöscht oder gespeichert werden.