Budgetkontrolle

• Dokumentationsstand: 5.2.125
• Modul: Ja
• Verfügbar ab Lizenztyp: Berater
• Benutzerrecht: Rechteliste > Projekt > Projekt > Budgetkontrolle > Recht: Ändern

Einführung

Die Funktion Budgetkontrolle bietet die Möglichkeit, jedes Projekt hinsichtlich der Kosten zu kontrollieren. Hierzu wird bei einer Budgetüberschreitung eine E-Mail versendet. Der Budgetwert ergibt sich hierbei aus dem freigegebenen Angebot dieses Projekts.

Die Budgetkontrolle wird in drei verschiedenen Bereichen eingerichtet:

1. Auf Ihrem Server - ein Zugriff in den PROAD Manager Ihres Servers muss daher gegeben sein.
2. In den Agentureinstellungen - Benutzergruppenrecht für Änderung der Agentureinstellung muss vorhanden sein.
3. In dem jeweiligen Projekt

1. Setup der Funktion auf Ihrem Server

Starten Sie auf Ihrem Server das PROAD Management. Hier sehen Sie nun, dass die E-Mail Benachrichtigung und die Budgetkontrolle inaktiv sind.
Gehen Sie in die "PROAD Einstellungen" auf die letzte Seite (5/5). Hier hinterlegen Sie den E-Mail-Account, welcher als Versandkonto dienen wird. Hierzu müssen folgende Felder gefüllt werden:

Wird eine Budgetüberschreitung festgestellt, wird von diesem Account die entsprechende E-Mail an die hinterlegten Nutzer (im Projektdialog) versendet. Mit der "Test E-Mail" wird hier überprüft, ob der Account geeignet ist, um E-Mails zu versenden. Hierzu schickt er, im Rahmen des Tests, eine E-Mail an sich selbst. Ist der Test positiv verlaufen, dann speichern.
Wenn der Test nicht erfolgreich verläuft, können verschiedene Sicherheiten und Ports getestet werden: 587/tls, 465/tls, 465/ssl, 25/tls, 25/ssl, 146/tls, 146/ssl.
Ist der Test positiv verlaufen, dann kontrollieren, ob eine E-Mail im entsprechenden Account eingegangen ist.

Nachdem der Account getestet wurde, kann nun in der Server Manager Ansicht in die Serversteuerung gewechselt werden. Diese über den Button oben rechts aktualisieren. Die E-Mail Benachrichtigung wird eine aktive Schaltfäche und erhält ein grünes Signal. Mit Klick auf diese Schaltfläche wird der Dienst aktiviert.

Gegebenenfalls noch mal aktualisieren oder ab- und wieder anmelden.

Als zweiter Schritt wird der Zeitplan für den Budgetlauf eingerichtet. Hierzu auf die Budgetkontrolle klicken und im Scheduler in der Tab "Eigenschaften" die entsprechende Datenbank auswählen.

In der Tab "Zeiten" nun die gewünschten Durchläufe angeben und speichern.

• Wochentag
• Stunde
• Viertelstunde

Beispiel: Sonntag bis Samstag täglich je um 11:00 und um 17:00 Uhr.

In diesen Zeiten wird ein Budgetlauf durchgeführt. Soll ein Budgetlauf außerhalb der Einstellung vorgenommen werden, kann dies über den Button "Jetzt ausführen" getan werden. In der Tab "Log" sehen Sie die letzten Durchläufe der Budgetkontrolle.

Hinweis: Bei Updates, durch einen Klick auf die Schaltfläche "E-Mail Benachrichtigung", die Anwendung stoppen.

2. Setup der Funktion in den Agentur-Einstellungen

Die Definition der Budgetkontrolle beginnt in den Agentureinstellungen im Bereich Optionen.
Agentur > Einstellungen > Optionen > Budgetkontrolle

Hier definieren Sie die Standardeinstellungen, wann Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten.
Warnwerte geben je Leistungskategorie (Eigen-, Fremd-, Materialleistung) an, wann die Ist-Werte eine Kostenüberschreitung darstellen.
Bei 80% Erfassung der Soll-Eigenleistungen auf Projekte, möchte ich per E-Mail benachrichtigt werden.
Warneinstellungen definiert die Situation zur Warnung. Entweder Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn alle drei Leistungskategorien ihren Warnwert überschritten haben oder Sie werden gewarnt, sobald eine Leistungskategorie den Warnwert überschreitet.
Halbfertige Leistungen definiert, welche Leistungen in die Berechnung des Warnwerts der Fremdleistung einfließen. Mit dem Setzen des Häkchens, geben Sie an, dass nur halbfertige Fremdleistungen und offene Bestellungen berücksichtigt werden. Ohne das Häkchen an dieser Stelle werden alle Fremdleistungen, auch die nicht weiter berechenbaren und die bereits abgerechneten, mit berücksichtigt.
Vorlage auswählen gibt an, ob die E-Mail in Deutsch oder in Englisch versendet wird.

3. Setup der Funktion im jeweiligen Projekt

Projekt > Projekt > Budgetkontrolle
Hinweis: Sollte die Budgetkontrolle nicht als eigenes Tab vorhanden sein, dann bitte Folgendes prüfen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tab-Leiste und öffnen so die "Tab Konfiguration". Wenn die Budgetkontrolle auf der linken Seite ist, dann nach rechts verschieben und speichern.

In dem Tab Budgetkontrolle des Projekts, wird eingestellt, ob dieses Projekt bei der Budgetkontrolle berücksichtigt wird und wenn ja, wie. Definieren Sie die individuellen Budgetkontrolleinstellungen für dieses Projekt oder behalten Sie die Vorgaben aus den Agentureinstellungen bei.

• Setzen Sie das Häkchen bei "Budgetkontrolle aktivieren", um dieses Projekt zu berücksichtigen. Ist es aktiv und soll nicht mehr berücksichtigt werden, entfernen Sie das Häkchen.
• Ist das Feld "Grenzwerte werden jedes Mal automatisch berechnet, wenn die Budgetkontrolle läuft" aktiv, dann nimmt PROAD die von Ihnen angelegten standard Agentureinstellungen als Warnwerte.
• Alternativ ist das Feld "Grenzwerte können manuell eingegeben werden" aktiv, dann geben Sie individuell für dieses Projekt den Warnwert in der darunter liegenden Tabelle ein.

Um nun die SOLL-Werte der freigegebenen Angebote dieses Projektes zu erhalten, muss der Button "Budgetwerte ermitteln" betätigt werden.

Im nächsten Reiter Einstellungen können Sie die Budgetwarneinstellungen individuell für dieses Projekt abändern und die E-Mail-Adressen hinzufügen.
Über die Auswahlfunktion (Lupe) können E-Mail-Adressen hinzugefügt werden, die in den Stammdaten der Mitarbeiter oder Freelancer als "E-Mail 1" hinterlegt wurden. Grundsätzlich können in diesem Feld mehrere E-Mail-Adressen eingetragen werden, hierzu durch Semikolon trennen.

Jetzt ist Ihre Budgetkontrolle vollständig eingerichtet und Sie können diese anhand eines Test-Projektes gerne ein Mal ausprobieren.

Hinweis: wenn das Häkchen "Nur halbfertige Fremdleistungen und offene Bestellungen berücksichtigen" aktiv ist, dann werden nur noch gebuchte Eingangsrechnungen, die noch nicht in einer Ausgangsrechnung abgerechnet wurden und offene Bestellungen berücksichtigt. Eigenleistungen werden damit nicht mehr kontrolliert.

Um in der Dialogliste des Projektmenüs immer auf einen Blick sehen zu können, wie der aktuelle Stand des Projekts hinsichtlich der Budgetkontrolle ist, gibt es zwei entsprechende Spalten. Diese können Sie wie gewohnt über die Listenkonfiguration der Dialogliste hinzufügen.