- Dokumentationsstand: 5.3.110
- Ab Lizenztyp: Buchhaltung
- Benutzerrecht: Rechteliste > Rechnungswesen > Eingangsrechnungen
- Modul: Ja
Allgemeine Informationen
Sie haben die Möglichkeit Eingangsrechnungen, unabhängig davon, ob diese gebucht, ungebucht, mit oder ohne Positionen erfasst wurden, zur Prüfung an andere PROAD Benutzer zu verteilen.
Verteilung der Rechnung
Um die Mitarbeiter/Freelancer auszuwählen, die die Rechnung prüfen sollen, wählen Sie in der Liste die zu prüfende Eingangrechnung aus und den Eintrag "Rechnungsprüfung" im Funktionsmenü des Dialogs "Eingangsrechnungen". (Rechnungswesen > Eingangsrechnung > Funktionsmenü)
Nun öffnet sich der Dialog zur Auswahl der Personen, die die Rechnung prüfen sollen. Haben Sie bereits bei der Erfassung der Rechnung Positionen angegeben, so erhalten sie als Vorschlag zur Rechnungsprüfung die Personen, die als Projektmanager in den eingetragenen Projekten der Positionen angegeben sind. Möchten Sie alle Personen angezeigt bekommen, die zur Rechnungsprüfung infrage kommen, so deaktivieren Sie die Checkbox "Nur Projektmanager der Rechnung".
Im Feld "zu prüfen bis" können Sie eine Vorgabe machen, bis wann die Rechnung geprüft werden soll, vorgeschlagen wird das Datum, welches anhand des voreingestellten Prüfungszeitraums (einstellbar unter Agentur > Optionen > Eingangsrechnungen > Rechnungsprüfung) ermittelt wird. Wählen Sie jetzt über Strg. + Mausklick die Personen aus, die die Rechnung prüfen sollen und aktivieren das Speichersymbol. Der Dialog wird anschließend geschlossen und die ausgewählten Personen werden über eine Systemnachricht informiert, dass eine Rechnung zur Prüfung an Sie verteilt wurde. Diese können dann über das Menü Projekt > Rechnungsprüfung eingesehen werden. (Die Dokumentation zu dem Bereich "Rechnungsprüfung".)
Wenn Sie auf dem Tab "Anhang" zu der erfassten Rechnung einen Scan, z.B. als PDF des Rechnungsdokuments, abgelegt haben, so kann dieser Anhang von den prüfenden Personen eingesehen werden.
Übersicht zum Prüfungsstatus
Auf dem Tab "Rechnungsprüfung" können Sie den Status zu den einzelnen Prüfeinträgen sehen und ggf. korrigieren.
Der Korrekturstatus ist dem Prüfungsstatus übergeordnet. Sollte z.B. ein Mitarbeiter eine Rechnung als "Geprüft ok" klassifiziert haben und Sie stellen anschließend fest, dass die Rechnung doch noch Fehler aufweist, so können Sie in diesem Fall den entsprechenden Eintrag auf dem Tab "Rechnungsprüfung" auswählen und aus der Liste des Feldes "Korrekturstatus" den Eintrag "Korrektur nicht ok" auswählen.
Bedeutung der Einträge zum Feld "Korrekturstatus":
- keine Korrektur = Der Eintrag wurde nicht korrigiert und der Inhalt des Feldes "Prüfungsstatus" ist relevant
- Korrektur ok = Der Inhalt des Feldes "Prüfungsstatus" ist nicht relevant. Der Eintrag wird als "OK" gewertet
- Korrektur nicht ok = Der Inhalt des Feldes "Prüfungsstatus" ist nicht relevant. Der Eintrag wird als "nicht OK" gewertet
- nicht relevant = Der Eintrag wird nicht mehr ausgewertet, verwenden Sie diesen Korrekturstatus, wenn z.B. eine Prüfungsanfrage versehentlich an die falsche Person gestellt wurde.
Wenn ein Mitarbeiter den Status "Nicht zuständig" auswählt oder Ihnen dies mitteilt, dann ist folgender Ablauf nötig, um den Eintrag des weiteren Mitarbeiters als gültigen Prüfstatus zu erhalten.
Im Bereich Rechnungswesen > Eingangsrechnung die entsprechende Rechnung auswählen und in den Tab Rechnungsprüfung wechseln.
Die Prüfung, welche mit dem Prüfungsstatus "Nicht zuständig" zurückgekommen ist, auswählen und den Korrekturstatus auf "Nicht relevant" oder auf "Korrektur ok" setzen. Dadurch wird mitgeteilt, dass die nicht Zuständigkeit des Mitarbeiters wahrgenommen wurde und für ok befunden ist.
Das dann speichern und anschließend in der Liste der Eingangsrechnungen einmal oben rechts über das Funktionsmenü auf aktualisieren klicken.
Der Status der Eingangsrechnung wechselt dann auf "Geprüft ok", wenn der andere Rechnungsprüfer das angegeben hat. 
Gesamtübersicht zum Prüfungsstatus einer Rechnung
Die einzelnen Prüfungseinträge zu einer Eingangsrechnung werden logisch zusammengefasst, um den Gesamtstatus der Rechnung zu ermitteln. Den Gesamtstatus der Rechnung können Sie über entsprechende Felder anzeigen lassen, die zur Anzeige in der Dialogliste zur Verfügung stehen. Es handelt sich um folgende Felder:
- "zur Prüfung" (wird befüllt, wenn eine Rechnung zur Prüfung verteilt wurde)
- "zu prüfen bis" (zeigt das am weitesten in der Zukunft liegende Datum aller Prüfungseinträge an)
- "Prüfungsstatus" (zeigt den Gesamtstatus der Rechnung an, dieser wird anhand der Einzeleinträge auf der Tab "Rechnungsprüfung" ermittelt)
Hinweis zur Ermittlung des Prüfungsstatus
Der Prüfungsstatus ist zunächst für alle Rechnungen "Ungeprüft". Mit Änderung des Prüfungsstatus durch die Prüfer oder durch Korrekturen wird der Status des Feldes verändert. Erst wenn alle Prüfungseinträge auf "Geprüft ok" und/oder "Korrektur ok" gesetzt sind, wird auch der Gesamtprüfungsstatus einer Rechnung auf "Geprüft ok" gesetzt. Solange ein Prüfungseintrag auf "Geprüft nicht ok" steht, ist auch der Gesamtstatus der Rechnung "Geprüft nicht ok".
TIPP: Richten Sie sich passende Favoriten in der Dialogliste ein, indem Sie z.B. nur Daten anzeigen lassen, deren Prüfungsstatus "ungeprüft" ist. So haben Sie immer eine aktuelle Liste der Rechnungen, die noch nicht vollständig geprüft wurden.
Weitere Hinweise zum Einrichten Ihrer persönlichen Favoriten finden Sie hier.