Einstellungen: Nummerierung

• Dokumentationsstand: 5.3.25
• Ab Lizenztyp: Verwaltung
• Benutzerrecht: Agentur > Einstellungen > Nummerierung
• Modul: Nein

Einführung

Sie gelangen zu den Einstellungen der Nummerierung über das Agenturmenü --> Einstellungen. Innerhalb der Vorgaben haben Sie einen Punkt „Nummerierung“. Alle relevanten Strukturen können in PROAD automatisch nummeriert werden.

Allgemein

Sie können für die verschiedenen Bereiche von PROAD automatisch eine Nummer generieren lassen. PROAD erzeugt dann anhand der von Ihnen eingestellten Vorgabe automatisch eine eindeutige Nummer. Oben in der Vorschau können Sie erkennen, wie sich Ihre Einstellungen auf die generierende Nummer auswirken.
Die Nummerierung kann für 11 Bereiche eingestellt werden:

• Anfrage
• Angebot
• Bestellung
• Eingangsrechnung
• Ausgangsrechnung
• Projektnummer
• Debitorennummer
• Kreditorennummer
• Kassenauszahlung
• Sonstige Buchungen
• Ticketsystem

Hinweis: Abhängig von Ihren installierten Modulen haben Sie möglicherweise nicht alle beschriebenen Bereiche. Das Ticketsystem ist zum Beispiel ein Zusatzmodul.

Einstellungen

Jede von Ihnen automatisch erzeugte Nummerierung kann aus maximal vier Komponenten bestehen. Jede Komponente kann dazu ein gesondertes Trennzeichen haben.
Alle Änderungen, die Sie an den Nummernkreisen vornehmen, werden erst mit dem nächsten Anmelden aktiv.
Abhängig von den Bereichen haben Sie diverse Möglichkeiten, aus denen sich die Nummerierung zusammensetzen kann.

Freier Text

Bei freiem Text können Sie einen beliebigen Text eingeben.

Präfix

Beim Typ Präfix haben Sie drei verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Einmal Firmenpräfix, Kampagnenpräfix und Etatpräfix. Zusätzlich steht Ihnen beim Nummerntyp "Kassenauszahlung" das Kassenbuchpräfix zur Verfügung. Bei einigen Bereichen haben Sie den Kampagnen- und Etatpräfix nicht in der Auswahl.

Datum

Bei dem Typ Datum haben Sie die Möglichkeit Monat und Jahr zu kombinieren. Der Monat wird als zweistellig Zahl, also „05“ für Mai gesetzt. Das Jahr können Sie zwei- oder vierstellig angeben. Die Reihenfolge kann auch beeinflusst werden.

Datumsformat

Datumsquelle

Das Datum kann aus verschiedenen Quellen generiert werden. In diesem Beispiel kann für ein Angebot Anlage- oder Angebotsdatum benutzt werden. Im Bereich Ausgangsrechnung, gibt es die Auswahl: Ausgangsdatum, Rechnungsdatum und Anlagedatum.

Monat zurücksetzten

Ist die Checkbox für den Monat bzw. das Jahr zurücksetzten aktiv, wird die Nummerierung zum Monats- bzw. Jahreswechsel zurückgesetzt. Dies ist abhängig vom Datumsformat. Enthält das Datumsformat eine Monatsangabe, wird es zum Monatswechsel zurückgesetzt. Andernfalls wird zum Jahreswechsel zurückgesetzt.

Nummer

Nummerierungseinstellungen:

Nummernquelle

Die Nummernquelle ist meist ein globaler Zähler. In diesem Beispiel kann für die Projektnummer aber auch auf den Kunden oder auf die Kampagne zugegriffen werden. Wenn die Nummernquelle gleich der Kunde ist, dann braucht die Nummerierung eine eindeutige Kundenzuweisung wie zum Beispiel das Kundenpräfix (Firmenpräfix).

Ziffer

Die generierte Nummerierung besteht aus der Länge, die von Ihnen im Feld "Ziffern" ausgewählt wird.

Nummernkreis

Wenn Sie den Nummernkreis aktivieren, können Sie den Bereich, aus dem eine Nummer generiert werden soll, festlegen. Dies ist z. B. bei Debitoren- oder Kreditorennummern sinnvoll, um so einen Start bei 10000 oder 70000 zu definieren.

Trennzeichen

Zwischen jedem eingestellten Bereich kann ein Trennzeichen angegeben werden. Sie haben die Auswahl zwischen: 

Tab: Aktuelle Nummer

In dem Tab "Aktuelle Nummer" werden die verwendeten Nummernkreise dargestellt. Immer wenn Sie einen Typ verwenden, der am Ende einer Periode zurückgesetzt wird, können Sie hier für jede Periode die letzte aktuelle Nummer sehen.
Der aktuelle Eintrag, also der ohne Datumstext, kann hier verändert werden. Beachten Sie aber in diesem Fall, dass beim zurücksetzten möglicherweise keine Daten mehr gespeichert werden, weil keine eindeutige Nummer erzeugt werden kann. Mit jeder Abänderung der Nummerierung wird hier unter dem Tab "Aktuelle Nummer" ein entsprechender Nummerndatensatz erstellt. Wenn also zum Beispiel das Häkchen bei "Jahr zurücksetzen" nachträglich gesetzt/ entfernt wird, so wird der zu vorige Nummerndatensatz inaktiv und ein neuer wird erstellt.

Manuelle Nummerierung

Sie können mit dem Ankreuzfeld „manuelle Nummerierung“ die automatische Generierung einer Nummer durch PROAD abschalten.
Das hat zur Folge, dass Sie die Nummer für den jeweiligen Bereich manuell eingeben müssen. Sie können die Nummer auch leer lassen. Das Speichern wird nicht verhindert. Wenn Sie in das Feld für die Nummer etwas eintragen, wird PROAD testen, ob der Wert eindeutig und erlaubt ist und möglicherweise den Datensatz abweisen und nicht speichern.
Ausnahme von dieser Regelung sind Kreditoren- und Debitorennummern. Bei manueller Nummerierung dürfen diese Nummern mehrfach vorkommen. Wird bei diesen Nummerierungstypen die Länge 0 angegeben, können beliebig lange Nummern erfasst werden, es erfolgt keine Längenprüfung.