- Dokumentationsstand: 5.3.68
- Ab Lizenz: Buchhalter
- Benutzerrecht: Rechteliste > Rechnungswesen > Offene Posten > Mahnwesen
- Modul: Ja. Sprechen Sie uns gerne zu dem Modul Mahn- und Zahlwesen im Support an.
Hintergrund
Mit Hilfe des Mahnwesens können Sie für fällige, offene und gebuchte Ausgangsrechnungen mit zuvor definierten Vorlagen Mahnungen generieren. Die Funktion „Mahnung“ zur Steuerung des Mahnwesens steht Ihnen in allen Ausgangsrechnungs-Dialogen sowie im Kunden-Dialog zur Verfügung. Das Mahnwesen selber ist über Rechnungswesen > Offene Posten > Mahnwesen zu erreichen. PROAD bietet Ihnen folgende Einstellungen:
> Keine Mahnung
> Mahnstufe 1 (= Erinnerung)
> Mahnstufe 2 (= 1. Mahnung)
> Mahnstufe 3 (= 2. Mahnung)
Voraussetzungen
Mahnstufen definieren
Diesen Dialog finden Sie unter Agentur > Agentur > Details.
Bitte definieren Sie zunächst Ihre Mahnstufen anhand Ihrer gewünschten Fristen. Diese werden benutzt, wenn bei den Kunden bzw. den Ausgangsrechnungen nichts Abweichendes festgelegt wird und dient somit als Grundeinstellung.
Mahnstufen beim Kunden definieren
Diesen Dialog finden Sie unter Stammdaten > Kunde > Details.
Hier können Sie für den Kunden abweichende Mahnfristen eintragen. Wenn hier nichts eingetragen wird, wird die Basis aus den Agenturdaten verwendet.
Mahnstufen der Rechnungen definieren
Diesen Dialog finden Sie unter Rechnungswesen > Ausgangsrechnungen > Mahnung.
Hier werden die Termine eingetragen, für die eine Rechnung zur Mahnung vorgeschlagen werden soll. In diesem Tab sehen Sie, wann zuletzt gemahnt wurde und welche Mahnstufe erreicht wurde. Die Mahntermine werden anhand der Mahnfristen aus den Agentureinstellungen bzw. aus den Einstellungen des Kunden ermittelt. In diesem Tab können Sie auch einzelne Rechnungen vom Mahnvorgang ausschließen. Hier können Sie zudem einzelne Werte, etwa die Mahnstufe, verändern.
Dokumentvorlage für das Mahnwesen definieren
Sie finden diesen Dialog unter Agentur> Einstellungen > Dokumentvorlagen.
Wie Sie hier vorzugehen haben, entnehmen Sie bitte dem separaten Foreneintrag "[Doku] Standard Mahnvorlagen nutzen".
Je nach Funktion im Mahnwesen werden unterschiedliche Vorlagen für den Ausdruck herangezogen. Es muss von jedem Dokumenttyp der Mahnung eine eigene (nicht PROAD Muster) Vorlage, mit dem passenden Geschäftsbriefbogen hinterlegt werden.
- Mahnung (alle Stufen)
- Mahnung (Stufe 1)
- Mahnung (Stufe 2)
- Mahnung (Stufe 3)
- Mahnung (ohne Stufenerhöhung) - Kurze Erinnerung -
Mahnvorgang
Dialog Rechnungswesen > Offene Posten > Mahnwesen.
In dieser Dialogliste befinden sich alle fälligen Ausgangsrechnungen. Durch Markieren der Ausgangsrechnung kann über das Funktionsmenü ein Dokument erstellt werden. Nach Erstellen der Mahnung werden die nun neu berechneten Mahnfelder aktualisiert und bei der jeweiligen Ausgangsrechnung hinterlegt.
Die Funktionen zur Mahnung arbeiten wie folgt.
Mahnstufe erhöhen
Mit dieser Funktion wird die Mahnstufe aller markierten Rechnungen um eine erhöht. Es wird kein Mahndokument erzeugt.
Mahnstufe verringern
Mit dieser Funktion wird die Mahnstufe aller markierten Rechnungen um eine verringert. Es wird kein Mahndokument erzeugt.
Mahnung erstellen
Hier werden für alle markierten Rechnungen die Mahnstufen erhöht und diese anschließend in einem Mahndokument zusammengefasst. Die Rechnungen müssen in diesem Fall vom gleichen Kunden, mit gleicher Adresse, gleichem Rechnungsempfänger und von gleicher Währung sein. Jede Rechnung wird dabei zu einer Zeile in dem Mahndokument.
Hinweis: In diesem Mahnlauf wird die Vorlage vom Typ "Mahnung (alle Stufen)" benutzt.
Mahnstufen abhängig erstellen
Als Erweiterung der Funktion "Mahnung erstellen" werden hier die Vorlagen entsprechend der Mahnstufe angewendet. Deshalb gilt hier auch noch zusätzlich die Einschränkung auf gleiche Mahnstufe.
Mahnung ohne Stufenerhöhung ausgeben
Anders als bei den Funktionen vorher wird hier vor dem Drucken die Mahnstufe nicht verändert. Zum Drucken wird hier die Vorlage "Mahnung (ohne Stufenerhöhung)" angewendet (kurze Erinnerung).
Felder im Dialog
Stichtag
Jede Rechnung hat für die Mahnstufen Termine, zu denen eine Fälligkeit anfällt. Mit dem Stichtag stellen Sie ein, zu welchem Datum die Rechnungen fällig sein sollen, die im Moment in der Dialogliste angezeigt werden sollen.
Zahlungen bis
Bis zu diesem Zeitpunkt sind Zahlungen berücksichtigt. Dieses Feld kann als Information in dem Mahndokument platziert werden.
Mahngebühren
Die Mahngebühren werden in Dokumentwährung dargestellt und können auf der Mahnung ausgewiesen werden. Der Gesamtbetrag erhöht sich um den Mahnbetrag.