Report - Rentabilität

• Dokumentationsstand: Version 5.2.320
• Ab Lizenztyp: Manager
• Benutzerrecht: Rechteliste > Extras > Report Center > Tab-Rechte > Rentabilität > Sichtbar
• Modul: Nein

Einführung

Die Auswertung der Rentabilität ermöglicht einen genauen Überblick, über Kunden und die dazugehörigen Projekte. Dabei werden die Deckungsbeiträge I und II ausgewiesen. Der Deckungsbeitrag I zeigt an, was nach Abzug aller direkten Kosten (Fremdkosten und direkte Personalkosten) an Über- bzw. Unterdeckung erzielt wurde. Der Deckungsbeitrag II berücksichtigt einen anteiligen Gemeinkostenzuschlag und zeigt somit die Über- bzw. Unterdeckung nach Abzug aller Kosten des Unternehmens.

Dieser Report zeigt unter anderem, wie rentabel einzelne Kunden, einzelne Projekte der Kunden oder die Projekte eines Mitarbeiters sind.

Allgemeines

Diesen Report finden Sie über: Extras > Report Center > Firma > Rentabilität.

Wie bei allen Reports können Sie sich auch bei diesem Ihre speziellen Einstellungen als Vorlage speichern und jeder Zeit wieder abrufen. Hierzu im oberen Bereich des Dialoges einen Namen vergeben, optional eine Beschreibung setzen und speichern*.

Hinweis: *Gespeichert wird die Reportvorlage über das Funktionsmenü, nicht über das Häkchen, denn dieses löst die Auswertung aus.

Ihre gespeicherten Vorlagen finden Sie links in der Sidebar über den Schnellzugriff oder über Ihren Usernamen > Mein Konto > Reportvorlagen.

Info: Über das Funktionsmenü in der oberen rechten Ecke können neben der Reportvorlagenspeicherung weitere Funktionen ausgeführt werden, wie zum Beispiel den Report zu Excel exportieren. Mit dieser Funktion können Sie die Daten direkt in Excel weiterverarbeiten.

 

Selektionsmöglichkeiten

Im Bereich der Selektion entscheiden Sie, welche Daten für die Auswertung selektiert werden sollen. Mit anderen Worten: Welche Projekte sollen selektiert werden? So können zum Beispiel für einen bestimmten Kunden oder einen Projekt-Manager explizit Projekte selektiert werden. Die in der Selektion zu Beginn nicht belegten Felder sind optionale Möglichkeiten, die Sie zusätzlich verwenden können. Für diesen Report sind die folgenden Selektionen möglich.

 

Den Kunden einschränken:

Mit den folgenden Feldern wählen Sie aus, von welchen Kunden Sie die Rentabilität sehen möchten. Wenn Sie zum Beispiel einen bestimmten Kunden angezeigt bekommen möchten, wählen Sie diesen im Feld "Firma" aus. Verwenden Sie die Controlling Klammern Geschäftsfeld 1 & 2, können Sie hier zum Beispiel alle Kunden eines Geschäftsfelds auswerten. (Geschäftsfelder werden in den Agentureinstellungen definiert und in den Stammdaten der Kunden im oberen Dialogbereich hinzugefügt.)

1. Firmentyp: Ist eine Voreinstellung, welche angibt, ob im linken Selektionsfeld "Firma" die Kunden oder alternativ Holdings auswählbar sind. (Eine Holding können Sie in den Agenutreinstellungen erstellen.)
2. Firma: Je nach Voreinstellung im Selektionsfeld "Firmentyp" kann hier ein expliziter Kunde oder eine Holding selektiert werden.
3. Geschäftsfelder 1 & 2: können optional verwendet werden, um die Firmen eines bestimmten Geschäftsfelds zu selektieren.

 

Die Projekte der Kunden einschränken:

Sie möchten nur bestimmte Projekte sehen, dann können Sie mit den folgenden Felder definieren, welche Projekte. Zum Beispiel alle abgeschlossenen Projekte eines Projekt-Managers. In diesem Fall wählen Sie im Feld "Manager" den entsprechenden Mitarbeiter aus und im Feld "Projektstatus" über die Lupe (Auswahlliste) den Projektstatus Abgerechnet.

1. Projekttyp: hier kann bestimmt werden, dass nur Fortlaufende Projekte, nur Standard Projekte oder beide Projekttypen ausgewertet werden sollen. Mit Klick auf einen Status oder auf die Lupe öffnen Sie die Auswahlliste. (Projekte mit dem Typ "Intern" oder "New Business" werden nicht mit aufgelistet, da die Kosten dieser Projekte im Rahmen der Deckungsbeitragsrechnung auf die Projekte/ Kunden umgerechnet werden. Dies sehen Sie weiter unten bei der Berechnung des Reports.)
2. Kundenbezogene Controlling-Strukturen Kampagne und Etat: können zusätzlich verwendet werden, um die Selektion auf Teilprojekte des Kunden einzugrenzen. Wenn Sie zum Beispiel nicht alle Projekte eines Kunden auswerten möchten, sondern nur die eine Kampagne des Kunden. (Die Strukturelemente Kampagnen und Etats können Sie in den Kundenstammdaten definieren.)
3. Agenturbezogene Controlling-Strukturen Projektgruppe, Geschäftsbereich und Produkt: können zusätzlich verwendet werden, um kundenübergreifend die Projekte in der Auswahl zu spezifizieren. (Diese Controlling-Strukturen können Sie in den Agentureinstellungen definieren.)
4. Projektstatus: Der Projektstatus ist zunächst auf "Vorbereitung", "Angebot", "Durchführung" und "Geliefert" eingestellt. Wahlweise können "Abgerechnet" und "Abgebrochene" Projekte angezeigt werden. Hierzu öffnen Sie mit Klick auf einen Status oder die Lupe die Auswahlliste und können hier entscheiden, welche Projekte ausgewertet werden sollen. Durch diese Selektion kann nach den einzelnen Phasen eines Projektes selektiert werden. Möchten Sie zum Beispiel nur Projekte sehen, die bereits abgerechnet wurden, dann wählen Sie nur den Status "abgerechnet".
5. Manager: Wählen Sie hier einen Projektmanager aus, wenn Sie die Selektion auf einen bestimmten Projektmanager einschränken wollen. (Der Projekt-Manager wird im Projekt Dialog hinterlegt.)
6. Selektionsauswahl: Mit Klick auf die Lupe, öffnen Sie die Auswahlliste und können hier entscheiden, ob die halbfertigen Fremdleistungen ausgeschlossen werden sollen oder nicht. Halbfertige Fremdleistungen sind weiterberechenbare Fremdleistungen aus gebuchten Eingangsrechnungen, die noch nicht abgerechnet wurden.  (Für die Darstellungsart "Erweiterter Deckungsbeitrag" steht diese Auswahl nicht zur Verfügung.)

  

Datumsselektion:

Hier können Sie einstellen, welche Art Zeitraum für Sie interessant ist und die Dauer des Zeitraums. Möchten Sie zum Beispiel die Projekte mit einem bestimmten Lieferdatum auswerten, so können Sie den Zeitraum Lieferdatum mit dem entsprechenden Datum auswählen. 

Auswahl nach dem Feld "Lieferdatum" des Projektes. Ist das Projekt aufgrund seines Lieferdatums in der Selektion, werden Kosten und Erlöse dieses Projekts, zeitraumunabhängig ihrer Entstehung, mit selektiert. Damit ist eine komplette Betrachtung über ein Projekt möglich.

Auswahl nach dem Feld "Auftragsdatum" des Projektes. Ist das Projekt aufgrund seines Auftragsdatums in der Selektion, werden Kosten und Erlöse dieses Projekts, zeitraumunabhängig ihrer Entstehung, mit selektiert. Damit ist eine komplette Betrachtung über ein Projekt möglich.

Auswahl nach FiBu-Zeitraum: hier werden Erlöse und Kosten exakt aus dem selektierten Zeitraum dargestellt. Für die Ein- & Ausgangsrechnung ist der dort gesetzte FiBu-Zeitraum ausschlaggebend. Für die Bestellungen wird das Dokumentdatum verwendet und für die Zeit- & Materialerfassung das Erfassungsdatum.

Auswahl nach Belegdatum: hier werden Erlöse und Kosten exakt aus dem selektierten Zeitraum dargestellt. Für die Ein- & Ausgangsrechnung ist hierfür das dort gesetzte Rechnungsdatum ausschlaggebend. Für die Bestellungen wird das Dokumentdatum verwendet und für die Zeit- & Materialerfassung das Erfassungsdatum.

 

Reportauswahl

Wie werden nun Ihre selektierten Daten dargestellt und ausgewiesen?

Im Bereich der Reportauswahl können Sie spezielle Einstellung zu der Darstellung Ihrer selektierten Daten auswählen. Die Darstellungsart bestimmt hierbei bereits die Ausgabe der selektierten Daten. Im Fall dieses Reports stehen Ihnen die folgenden vier zur Verfügung.

Hinweis: In den Reports wird nach dem Kundenkurznamen sortiert, bis auf bei der Darstellungsart "Gruppiert nach Manager" hier wird nach dem Managerkurznamen sortiert.

1.

Angezeigt werden alle Kunden und deren Projekte, die durch die Selektion ausgewählt wurden. Hierbei werden die Projekte der Kunden mit der entsprechenden Projekt-Rentabilität dargestellt, als auch aufsummiert für den jeweiligen Kunden.

2.

Die Rentabilität je Kunde wird ohne eine entsprechende Darstellung der einzelnen Projekte dieses Kunden dargestellt. Diese Darstellung entspricht somit der Summe der Kunden aus der Darstellungsart "gruppiert nach Kunde".

3. 

Projekte, die einem Manager zugewiesen wurden, werden nach diesem gruppiert dargestellt. Hierbei werden die Projekte der Manager mit der entsprechenden Projekt-Rentabilität dargestellt, als auch aufsummiert für den jeweiligen Manager. Projekte, welche keinen eingetragenen Manager haben, werden am Ende des Reports unter "kein Manager" aufgelistet und ebenfalls summiert. (Im Projekt-Dialog können Sie im oberen Bereich einen Manager für dieses Projekt bestimmen.)

 

Die Berechnung dieser drei Darstellungsarten ergibt sich wie im folgenden Beispiel von links nach rechts.

Der Erlös minus die Summe der Fremdleistungen ergibt den Income. Der Income abzüglich der Eigenleistungen (EL) ergibt den Deckungsbeitrag 1 (DB1). Der DB1 minus die Umlagen absolut ergibt den Deckungsbeitrag 2 (DB2).

(Erlöse - Fremdkosten = Income; Income - EL = DB 1; DB 1 - U. absoult = DB 2)

Hierbei ist der Erlös gleich der Nettowert der gebuchten Ausgangsrechnungen auf das entsprechende Projekt.

Die Fremdkosten setzen sich wie folgt zusammen: den bereits abgerechneten Fremdkosten (Eingangsrechnungen) + die halbfertigen Fremdkosten (weiterberechenbar, aber noch nicht abgerechnet) + die offenen Bestellungen aus dem Projekt + die nicht weiterberechenbaren Fremdkosten des Projektes.

Die Eigenleistungen (EL) sind die tatsächlich erfassten Zeiten auf dieses Projekt, berechnet mit dem internen Stundensatz der Mitarbeiter. Je nach Philosophie des hinterlegten internen Stundensatzes entspricht diese Spalte den direkten Personalkosten.

Die Umlagen absolut (U. absolut) sind die anteiligen Gemeinkosten auf dieses Projekt.

Agenturen sind Dienstleistungsunternehmen und verkaufen somit Zeit. Deshalb ist die Zeit auch die kritische Masse in Agenturen. Genau dieser Tatsache trägt der Umlageschlüssel Rechnung.
Er setzt die Eigenleistungen (=Personalkosten) der betrachteten Projekte ins Verhältnis zu den Gesamtpersonalkosten aller kundenbezogenen Projekte im Betrachtungszeitraum.
Der aus diesem Verhältnis resultierende prozentuale Umlageschlüssel (Umlage%) repräsentiert mit anderen Worten die Personalbindung der betrachteten Projekte im Verhältnis zu den Gesamtpersonalkosten.
Somit ergibt sich die Rechnung des Umlageschlüssel durch:

Anhand dieses Verteilungsschlüssels werden die Gemeinkosten und NewBusiness-Kosten im Betrachtungszeitraum auf die Kunden umgelegt.

 

4.

Die Darstellungsart "Erweiterter Deckungsbeitrag" zeigt zusätzlich die Eigenleistungen zu ihren externen Preisen an und berücksichtigt diese in einem "externen Deckungsbeitrag". Dieser ist wie im folgenden Beispiel zu sehen, als extra Spalte ganz rechts ausgewiesen.

Die Berechnung dieser Darstellungsart ergibt sich, wie im folgenden Beispiel dargestellt.

Die Erlöse abzüglich der Summe der Fremdkosten ergibt den Income. Der Income minus die Summe der Eigenleistungen (EL) und der Gemeinkosten (GK), ergibt den Deckungsbeitrag 2 (DB2). Der externe Deckungsbeitrag (DB ext.) ergibt sich aus dem Income minus dem Betrag extern.

Die Spalte "Stunden" zeigt die absolut Anzahl der Stunden aus der Zeiterfassung zum Projekt.

Hinweis: Da der Betrag ext. die Eigenleistungen zum Verkaufspreis berücksichtigt, ist der DB ext. geringer als der DB2. Zeigt der DB ext. "0", heißt dies nichts anderes, als dass die in den externen Stundensätzen einkalkulierte Gewinnmarge erzielt wurde.

(Erlöse - Fremdkosten = Income; Income - (EL+GK) = DB 2; Income - Betrag ext. = DB ext.)

 

Im Bereich der Reportauswahl kann mit der Konfiguration eingestellt werden, ob die genutzten Kriterien über den Reportdaten angezeigt werden sollen oder nicht. Im folgenden Beispiel werden die Selektionskriterien nicht dargestellt, im oberen Bild sind sie dargestellt.