- Dokumentationsstand: Version 6.0.193
- Ab Lizenztyp: Manager
- Benutzerrecht: Rechteliste > Extras > Report Center > Zeiterfassungskontrolle > Sichtbar
- Modul: Ja
Einführung
Die Auswertung der Zeiterfassungskontrolle ermöglicht einen umfangreichen Überblick über die Zeiterfassung der Mitarbeiter. Der Report erlaubt unter anderem folgende Auswertungsmöglichkeiten:
- Übersicht über die erfassten Absolut-Zeiten pro Tag (Kontrolle über die Vollständigkeit der Zeiterfassung je Mitarbeiter)
- Über- und Unterstundenbewertung
- Verhältnis von kunden- und unternehmensbezogenen Zeiten (Auslastung/ Produktivität) pro Mitarbeiter
Allgemeines
Diesen Report finden Sie über: Extras > Report Center > Firma > Zeiterfassungskontrolle.
Wie bei allen Reports können Sie sich auch bei diesem Ihre speziellen Einstellungen als Vorlage speichern und jederzeit wieder abrufen. Hierzu im oberen Bereich des Dialoges einen Namen vergeben, optional eine Beschreibung setzen und speichern*.
Hinweis: *Gespeichert wird die Reportvorlage über das Funktionsmenü, nicht über das Häkchen, denn dieses löst die Auswertung aus.
Ihre gespeicherten Vorlagen finden Sie links in der Sidebar über den Schnellzugriff oder über Ihren Usernamen > Mein Konto > Reportvorlagen.
Einstellungsmöglichkeiten
Im Bereich der Selektion entscheiden Sie, welche Daten für die Auswertung selektiert werden sollen. Für diesen Report sind die folgenden Unterscheidungen interessant: Status des Mitarbeiters, Mitarbeiter gezielt auswählen und der Zeitraum.
Hinweis: Der Status des Mitarbeiters (aktiv/inaktiv) wird im Bereich Stammdaten > Mitarbeiter > Details > Zusatzdaten gesetzt.
- Aktiv Status: nur aktive Mitarbeiter verwenden, nur inaktive Mitarbeiter verwenden oder sowohl als auch (alle).
- Mitarbeiter: Hier können Sie über die Auswahlfunktion (Lupe) individuell die Mitarbeiter hinzufügen, welche gerade interessant sind (Massenverarbeitung möglich). Wenn keine Mitarbeiter hinzugefügt werden, dann sind alle ausgewählt.
- Zeitraum: die Einstellung "von - bis" ermöglicht es, mehrere Monate auszuwählen. Alternativ kann über die Einstellung "Monat"* ein einzelner Monat direkt ausgewählt werden. (*Nur bei den Darstellungsarten: "Übersicht" und "Monatsübersicht (%)".)
Im Bereich der Gruppierung und Sortierung können Sie spezielle Einstellung zur Darstellung Ihrer selektierten Datensätze vornehmen.
Die Darstellungsart bestimmt hierbei bereits die Ausgabe der selektierten Daten. Im Fall dieses Reports stehen Ihnen die folgenden fünf zur Verfügung.
- Übersicht
- Monatsübersicht (%)
- Jahresübersicht (%)
- Zeitkonto
- Anwesenheitskontrolle
Hinweis: Die selektierten Daten werden hierbei immer nach dem Nachnamen des Mitarbeiters sortiert.
1. Übersicht
Angezeigt werden pro Tag erfasste Gesamtstunden je Mitarbeiter. Die Gesamtstunden des Monats im Vergleich zu den Soll-Stunden des Monats ergeben die Über- oder Unterstunden dieses Mitarbeiters. Diese werden in Stunden und in Prozent am rechten Rand ausgegeben. Am unteren Rand der Liste werden die Gesamtstunden des Tages über alle Mitarbeiter hinweg (die selektiert wurden) ausgegeben. Diese Übersicht ist eine Darstellung je Monat und daher fangen die Über- und Unterstunden pro Monat wieder von vorne an. Anhand dieser Darstellungsart ist schnell ersichtlich, wann und von wem Zeiten erfasst wurden.
Hinweis: Die Soll-Stunden ergeben sich aus den Daten bei: Stammdaten > Mitarbeiter > Verfügbarkeit.
2. Monatsübersicht (%)
In dem Tab Verfügbarkeit des Mitarbeiters werden neben den Soll-Stunden die Produktivstunden pro Tag hinterlegt, dies ist die Grundlage für die Ausgabe. Dargestellt wird hierbei die prozentuale Produktivzeit je Mitarbeiter.
Die Mitarbeiterin hat eine Verfügbarkeit von 8 Stunden pro Tag und davon sollen 7 Stunden produktiv, sprich an Kundenprojekten, gearbeitet werden. Dies ergibt die 100% Soll-Stunden und die 88% Soll-Produktivstunden. Sie hat 100% ihrer Ist-Stunden erfasst. Davon sind 11% nicht weiterberechenbar, welche sich in diesem Beispiel aus 5% Abwesenheit und 6% interner Administration zusammensetzt. Da mit der Verfügbarkeit bereits gesetzt wurde, dass die Mitarbeiterin 12% nicht weiterberechenbare Zeitaufwende hat (100-88), ist sie 1% produktiver als veranschlagt. Soll zu Ist der Gesamtstunden sind 0%, da sie die veranschlagten 8 Stunden pro Tag erfasst hat. "NB" sind New Business Stunden, die nicht weiterberechenbar sind. Zusätzlich wird ersichtlich, wie ausgelastet ein Mitarbeiter ist und ob Über- oder Unterstunden erfasst wurden.
3. Jahresübersicht (%)
Durch diese Darstellung wird ersichtlich, wie die Produktivität und Auslastung eines Mitarbeiters sich über die Monate verändert. Hierfür werden die prozentualen Ist-Stunden und Ist-Produktivzeiten je Monat angezeigt. Am rechten Rand wird der Durchschnitt des Mitarbeiters ausgewiesen. Am unteren Rand wird der Durchschnitt je Monat über alle Mitarbeiter hinweg angezeigt.
4. Zeitkonto
Diese Darstellungsart beantwortet Ihnen die Frage, welcher Mitarbeiter, im ausgewählten Zeitraum, wie viele Über- oder Unterstunden erfasst hat. Hierfür wird pro Mitarbeiter je Monat die Gesamtstunden, abzüglich der Soll-Stunden ausgewiesen. Zum Schluss werden die Gesamtstunden, Soll-Stunden und die Differenz summiert über alle ausgewählten Monate ausgegeben.
5. Anwesenheitskontrolle
Ausgegeben werden hier alle erfassten Anwesenheitszeiten, die über den Timer in der Sidebar oder über das Menü Extras > Anwesenheitszeit erfasst wurden (nähere Informationen zu der Erfassung von Anwesenheitszeiten finden Sie hier). Angezeigt wird die Darstellung je Mitarbeiter und insgesamt über den ausgewählten Zeitraum. Dieser ist tagesgenau einstellbar.
Die Soll-Stunden dieses Mitarbeiters stehen im Vergleich zu den Ist-Stunden aus der Zeiterfassung, als auch den Ist-Stunden aus der Anwesenheitszeit.
Hinweis: Die Konfiguration bietet die Möglichkeit, dass angezeigt wird, nach welchen Kriterien selektiert wurde, oder diese Informationen verborgen werden.
Info: Über das Funktionsmenü in der oberen rechten Ecke können neben der Reportvorlagenspeicherung weitere Funktionen ausgeführt werden, wie zum Beispiel den Report zu Excel exportieren.