- Dokumentationsstand: 5.2.186
- Ab Lizenztyp: Beratung
- Benutzerrecht: Für alle nutzbar
- Modul: nein
Die Optionen zu den Konfigurationsmöglichkeiten für die Zeiterfassung finden Sie unter
Agentur ❯ Einstellungen ❯ Optionen ❯ Zeiterfassung
Einschränkung der Projektselektion
Um die Ergebnismenge der Projektselektion in der Zeiterfassung einzuschränken, stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
Projektauswahl
- Wird die Checkbox "Projektfilter verwenden" aktiviert, finden die Einstellungen Anwendung, die zu den einzelnen Projektstatus (z. B. Vorbereitung, Angebot, Durchführung) vorgenommen werden.
- Wird die Option "Warnung" nicht gewählt, stehen die Projekte, deren Status nicht zum Projektfilter passt, auch nicht zur Erfassung zur Verfügung
- Wird die Option "Warnung" zusätzlich zum Status gewählt. So ist eine Erfassung auf Projekte mit diesem Status möglich, es wird aber eine Warnung bei der Erfassung ausgegeben. Diese lautet beispielsweise: "Achtung, dieses Projekt hat den Status: Abgerechnet!"
- Einstellung "Projekt Datenrechte nicht anwenden":
Datenrechte zu Projekten werden bspw. im Datenrechtedialog zu Personen oder Benutzergruppen definiert und wirken sich standardmäßig auf den eingeloggten User aus.
Die Option "Projekt Datenrechte nicht anwenden" sorgt dafür, dass im Zeiterfassungsdialog und in der Schnellzeiterfassung der Sidebar die Datenrechte auf die Projekt-Auswahlkomponente nicht angewendet werden.
Zeiterfassungskontrolle
Zeiterfassungstag automatisch abschließen
Option "Tagessoll erreicht" : Das Tagessoll wird durch die Einstellungen beim Mitarbeiter / Freelancer definiert. Wurde z.B. hinterlegt, dass die Person ein Tagessoll von 8 Stunden hat, so wird der Tag automatisch als "abgeschlossen (grün)" gekennzeichnet, wenn die Summe der Zeiterfassungseinträge an diesem Tag mindestens 8 Stunden beträgt.
Option "Mindestens ein Eintrag vorhanden" : Wird an einem Tag mindestens eine Zeiterfassung durchgeführt, so wird der Tag automatisch als "abgeschlossen (grün)" gekennzeichnet. Die Stundenanzahl des Eintrags hat keine Relevanz.
Option "Kein automatisches abschließen" : Mit dieser Option wird kein Tag automatisch als "abgeschlossen (grün)" gekennzeichnet. In diesem Fall muss der Anwender in der Zeiterfassung selbst über die Funktion "Tag abschließen" die Kontrolle manuell durchführen.
Zeiterfassungskontrolle
Die Zeiterfassungskontrolle wird nur dann angewendet, wenn auf dem Tab "Kontrollzeitraum" eine Zuordnung im Bereich "Kontrollzeitraum" vorgenommen wurde. (Das kann z.B. bedeuten, wenn „aktueller Tag“ eingestellt wird, dass der User zum gestrigen Tag keine Zeiten mehr erfassen/nachtragen kann.)
Wurde die Zuordnung durchgeführt stehen folgende Optionen zur Verfügung:
Option "Warnung anzeigen" : Nach dem Login erhält der Anwender folgenden Hinweis:
"Bitte tragen Sie die fehlenden Zeiten ein und schließen Sie diese Tage ab. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten." Der Anwender hat keine weiteren Einschränkungen beim Arbeiten mit dem Programm.
Option "Zeiterfassung erzwingen" : Nach dem Login erhält der Anwender ebenfalls den Hinweis, dass die fehlenden Zeiten nachgetragen werden sollen. Allerdings ist mit dieser Option das Weiterarbeiten erst wieder möglich, wenn alle fehlenden Zeiten nachgetragen wurden. Der Anwender wird direkt in der Zeiterfassungsdialog geführt.
Über die Checkbox "Feiertage nicht kontrollieren" können Sie steuern, ob Feiertage bei der Ermittlung der Tage für die Kontrolle mitberücksichtigt werden sollen oder nicht. Die Definition von Feiertagen erfolgt zum Land der eigenen Agentur unter Agentur > Länder > Feiertage.
Kostenerfassungskontrolle
Die Kostenerfassungskontrolle ermöglicht es, nur auf Leistungen (Auswahl der Leistungsart bei der Zeiterfassung) erfassen zu können, die zu dem gewählten Projekt auch in einem Angebot als Position verwendet und das Angebot als "freigegeben" gekennzeichnet wurde.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Option "nicht Berücksichtigen" : Bei dieser Option erfolgt keinerlei Prüfung bzgl. Angebotspositionen
Option "Berücksichtigen" : Bei dieser Option wird immer vorausgesetzt, dass zum gewählten Projekt ein freigegebenes Angebot mit Positionen zur gewünschten Leistungsart vorhanden ist.
Option "Berücksichtigen, wenn freigegebene Angebote vorhanden sind" : Ist diese Option aktiv, wird die Auswahl der Leistungsarten nur dann auf freigegebene Angebote hin geprüft, wenn mindestens ein freigegebenes Angebot zum gewählten Projekt existiert.
Kontrollzeitraum
Die Zeiterfassungskontrolle ist ausgeschaltet, sobald Sie für alle Mitarbeiter KEINEN Zeitraum zuordnen.
Sobald einem Mitarbeiter ein Zeitraum zugeordnet wird, greift die Option Zeiterfassungskontrolle.
Die Zuordnung sollte in beiden Bereichen „Erfassungszeitraum“ und „Kontrollzeitraum“ berücksichtigt werden.
Erfassungszeitraum
Wenn ein Mitarbeiter / Freelancer im Bereich "Erfassungszeitraum" zugeordnet wird (in der linken Box auswählen und mit den Pfeiltasten in die rechte Box übernehmen), dann darf die Zeiterfassung nur in dem Zeitraum durchgeführt werden, der zu Zeitpunkt der Zuordnung aus der Auswahlliste ausgewählt wurde.
Wurde z.B. die Auswahl "1 Tag" getroffen, dürfte der Anwender z.B. noch Zeiten für gestern nachtragen aber nicht mehr für vorgestern. Ebenfalls dürfte z.B. ein Eintrag für morgen aber nicht für übermorgen erfasst werden.
Kontrollzeitraum
Es wird definiert, nach wie vielen Tagen (aktueller Tag bis 7 Tage) der zugeordnete Mitarbeiter eine „Warnung“ erhält oder "gezwungen" wird, seine Zeiterfassung zu tätigen. Siehe Beschreibung weiter oben im Abschnitt "Zeiterfassungskontrolle".
Achtung: Erfassungszeitraum und Kontrollzeitraum können zusammen dazu führen, dass der Anwender nicht mehr im Programm arbeiten kann, da er seiner Zeiterfassungspflicht nicht nachgekommen ist.